Como escolher uma app de tarefas na barra de menus para macOS

Não faltam apps de tarefas na barra de menus para macOS. Há pelo menos duas dúzias na Mac App Store, mais algumas fora dela. Diferem de formas surpreendentemente significativas quando começas a usá-las diariamente, e a maioria dessas diferenças não é visível numa captura de ecrã.

Este artigo não é uma lista classificada. As listas classificadas para ferramentas de produtividade são maioritariamente ficção, porque a ferramenta certa depende de como trabalhas de facto. Em vez disso, aqui estão seis perguntas a fazer antes de te comprometeres com qualquer app de tarefas na barra de menus, e três categorias aproximadas em que as apps disponíveis se enquadram.

As seis perguntas

1. A app vive realmente na barra de menus, ou é uma app de janela com um atalho na barra de menus?

A diferença não é subtil. Uma app real na barra de menus coloca um pequeno ícone no topo do ecrã, e clicar nesse ícone abre um popover onde vive a app inteira. Não há janela separada. Não há ícone na Dock. A app existe na tua visão periférica e desaparece quando clicas noutro lado.

Uma app de janela com um atalho na barra de menus é uma app normal que por acaso tem um atalho de adição rápida ou um ícone de estado na barra de menus para abrir a janela principal. A interface principal ainda quer ser uma janela na tua Dock, a ocupar espaço e a exigir atenção.

Ambas podem ser úteis. São simplesmente produtos diferentes. Algumas pessoas querem as suas tarefas numa janela focada completa com quadros kanban e filtros de pesquisa. Outras pessoas querem que as tarefas desapareçam exceto quando são chamadas.

Se te encontras a pensar “usaria isto se não me estivesse a atrapalhar,” queres uma app verdadeiramente na barra de menus. Se te encontras a pensar “quero um espaço de trabalho real para os meus projetos,” queres a app de janela e provavelmente deves ignorar esta lista por completo.

2. Suporta um atalho global para adição rápida?

Esta é a funcionalidade mais importante de qualquer ferramenta focada em captura. Sem um atalho global, o atrito de escrever uma tarefa é suficientemente alto para que pares de o fazer dentro de uma semana. Com um, o atrito cai para cerca de três segundos e começas a capturar tudo.

As boas apps nesta categoria suportam todas atalhos globais. As más ou não os suportam de todo ou exigem um nível pago para os ativar. Se um atalho custa extra, o programador compreendeu fundamentalmente mal por que as pessoas querem este tipo de ferramenta.

Escrevemos sobre por que os atalhos são importantes num artigo separado sobre capturar tarefas em qualquer app.

3. Podes escrever a data como parte da frase?

Se tiveres de escolher uma data num widget de calendário sempre que adicionas uma tarefa com data de entrega, vais parar de adicionar datas de entrega. A app precisa de entender “amanhã às 9h” e “em 30 minutos” e “próxima sexta” como frases inline.

Isto é agora o mínimo esperado para novas apps. Apps mais antigas podem não ter isto. Se a análise de datas em linguagem natural estiver em falta ou com falhas, a app vai parecer dez anos mais velha do que a data de lançamento, independentemente de quão bonitos sejam os ícones.

4. Como funciona a sincronização?

Há aproximadamente três opções:

• Sincronização com iCloud. A app usa a tua conta privada do iCloud para sincronizar entre os teus Macs. Não há terceiros. Os dados ficam dentro da infraestrutura da Apple, que já estás a usar e em que confias. A sincronização com iCloud não requer criação de conta, password ou faturação separada.
• Sincronização baseada em conta. A app usa o seu próprio backend. Crias uma conta com o programador, eles guardam as tuas tarefas nos servidores deles, e tratam da sincronização entre dispositivos. É assim que funcionam as apps de tarefas por subscrição. Permite funcionalidades como partilhar listas com outras pessoas, mas também significa que as tuas tarefas vivem no hardware de outra pessoa.
• Sem sincronização. A app é apenas para um dispositivo. Parece primitivo, mas para alguém que só usa um Mac, é também a opção mais simples e mais privada.

A sincronização com iCloud é geralmente a resposta certa para um único utilizador com vários Macs. A sincronização baseada em conta é necessária se quiseres colaborar. Sem sincronização é honesto para uma ferramenta pessoal focada.

5. Quanto custa ao longo de cinco anos?

A maioria das pessoas compara o preço no momento da compra. A comparação mais útil é o custo total ao longo do período em que realmente vais usar a app, que para uma ferramenta de produtividade é geralmente três a cinco anos.

Uma app gratuita não custa nada. Uma app de $9.99 única custa $9.99 para sempre. Uma subscrição de $5/mês custa $300 ao longo de cinco anos. Uma subscrição de $48/ano custa $240 ao longo de cinco anos.

O número dos cinco anos é o que deve orientar a tua decisão, porque as ferramentas de produtividade tendem a ser duradouras. Escolhes uma e vives com ela durante anos. Multiplicar o custo recorrente torna visível o impacto real.

6. O que acontece se o programador desaparecer?

As apps de programadores individuais, especialmente utilitários indie, são por vezes abandonadas. O programador arranja emprego. A app deixa de receber atualizações. Com o tempo, falha numa versão futura do macOS.

A pergunta certa a fazer é: se esta app deixar de funcionar, consigo extrair os meus dados? Uma app que exporta para Markdown ou JSON dá-te uma saída limpa. Uma app que bloqueia os teus dados num formato proprietário sem exportação é uma dor de cabeça futura.

Para o TodoBar especificamente, as opções de exportação são Markdown e JSON, ambas disponíveis no menu e na página de Definições. No pior caso, podes levar as tuas tarefas para qualquer outra app ou simplesmente mantê-las como um ficheiro de texto.

Três categorias

Depois de responderes às seis perguntas, as apps disponíveis enquadram-se aproximadamente em três grupos.

A ferramenta de projeto completa

Esta categoria inclui apps que começaram como utilitários na barra de menus e cresceram para gestores de projetos completos. Têm listas, projetos, etiquetas, filtros, tarefas recorrentes, anexos e muitas vezes listas partilhadas.

Estas apps são geralmente de subscrição, baseadas em conta e bastante pesadas. São a resposta certa se geres projetos reais com múltiplos intervenientes e precisas de uma base de dados real por baixo. São a resposta errada se querias um lugar para escrever “comprar leite” e acabaste com um diagrama de Gantt.

Se estás a avaliar uma destas e o teu uso diário é “doze tarefas abertas, todas pessoais”, estás a pagar por capacidade que nunca irás usar.

A app de tarefas completa para Mac com adição rápida na barra de menus

Apps como o Things 3 enquadram-se nesta categoria. A interface principal é uma bela janela Mac bem pensada. Tem projetos, áreas, tarefas agendadas e uma vista de hoje. Tem também uma janela de adição rápida global que aparece de qualquer lado com um atalho.

Estas apps são excelentes se estiveres disposto a comprometer-te com um produto Mac pago como o teu lar principal de tarefas. Não são apps na barra de menus no sentido estrito, mas têm o padrão de captura na barra de menus como funcionalidade. O custo é único, geralmente entre $40 e $80 por plataforma.

A desvantagem é que também tens uma app real a exigir um lugar na tua Dock e a tua atenção. Algumas pessoas adoram isso. Outras acham mais pesado do que precisam.

O utilitário focado na barra de menus

Esta é a categoria em que o TodoBar vive. A app inteira é um popover que vive na barra de menus. Não há ícone na Dock. Não há janela separada. Há um atalho global. Há análise de datas em linguagem natural. Há sincronização com iCloud. A app faz uma coisa, de uma forma que não tens de pensar.

Estas apps tendem a ser de compra única ou freemium com um único desbloqueio opcional. Tendem a ser feitas por uma ou duas pessoas. Tendem a manter-se focadas porque a superfície é suficientemente pequena para que adicionar funcionalidades seja uma decisão real, não uma predefinição trimestral.

Se “quero escrever tarefas e ter lembretes discretos sem sentir que é uma terceira app que tenho de verificar” te descreve, esta é a tua categoria. Dentro dela, as diferenças são principalmente sobre polimento, gosto de design e se o modelo de preços do programador corresponde ao teu apetite.

Como decidir de facto

Reserva uma hora. Escolhe dois ou três candidatos da mesma categoria. Instala todos. Durante um dia de trabalho, captura cada tarefa em todos eles em paralelo. No fim do dia, pergunta-te qual usaste sem pensar.

Essa app é a certa. A que procuraste inconscientemente é a que as tuas mãos confiaram. Todo o resto é teoria.

Se quiseres adicionar o TodoBar à tua hora, a página inicial tem o link da App Store e há um nível gratuito de até 10 tarefas ativas antes de qualquer desbloqueio pago, para que possas passar um dia inteiro a capturar tarefas antes de decidir. O atalho, a análise em linguagem natural, a sincronização com iCloud e a exportação estão todas no nível gratuito. O desbloqueio é apenas o limite de tarefas ativas simultâneas.

A ferramenta certa é a que desaparece no teu dia. Escolhe aquela cuja ausência notarias primeiro.