macOS 向けのメニューバー ToDo アプリの選び方

macOS 向けのメニューバー ToDo アプリには事欠きません。Mac App Store だけで少なくとも2ダースあり、それ以外にもいくつかあります。毎日使い始めると、それらは驚くほど意味のある形で違っており、その違いのほとんどはスクリーンショットからは見えません。

この記事はランキングリストではありません。生産性ツールのランキングリストはほとんど作り話です。適切なツールは、あなたが実際にどう働くかによるからです。代わりに、どんなメニューバー ToDo アプリにコミットする前にも問うべき6つの質問と、利用可能なアプリが収まる3つのおおまかなカテゴリーを挙げます。

6つの質問

1. そのアプリは本当にメニューバーに常駐するか、それともメニューバーのショートカット付きのウィンドウアプリか？

この違いは微妙ではありません。本物のメニューバーアプリは、画面の上部に小さなアイコンを置き、そのアイコンをクリックすると、アプリ全体が収まるポップオーバーが開きます。別ウィンドウはありません。Dock アイコンもありません。アプリはあなたの視界の隅に存在し、別の場所をクリックすると消えます。

メニューバーのショートカット付きのウィンドウアプリは、たまたまクイック追加ホットキーやメインウィンドウを開くメニューバーのステータスアイコンを持つ、普通のアプリです。メインの UI は依然として Dock の中のウィンドウでありたがり、場所を取り、注意を要求します。

どちらも役立ち得ます。ただ別の製品なのです。カンバンボードと検索フィルター付きの集中した全画面ウィンドウにタスクを置きたい人もいます。呼ばれたとき以外はタスクに消えていてほしい人もいます。

「邪魔をしないなら使うのに」と思っているなら、本物のメニューバーアプリが欲しいのです。「プロジェクトのための本物のワークスペースが欲しい」と思っているなら、ウィンドウアプリが欲しいので、このリストはおそらく丸ごと飛ばすべきです。

2. クイック追加のためのグローバルホットキーに対応しているか？

これは、記録に重きを置くどんなツールでも、最も重要な単一の機能です。グローバルホットキーがないと、タスクを書き留める摩擦が高すぎて、1週間以内にやらなくなります。あれば、摩擦は約3秒まで下がり、何でも記録し始めます。

このカテゴリーの良いアプリはすべてグローバルホットキーに対応しています。悪いものは、まったく対応していないか、有効にするのに有料枠を要求します。ホットキーに追加料金がかかるなら、開発者は人々がこの種のツールを欲しがる理由を根本的に誤解しています。

なぜホットキーが大事なのかはどのアプリからでもタスクを記録する別の記事で書きました。

3. 日付を文の一部として入力できるか？

締め切り日付付きのタスクを追加するたびにカレンダーウィジェットから日付を選ばなければならないなら、締め切りを付けるのをやめてしまいます。アプリは「明日の午前9時」「30分後」「次の金曜日」をインラインのフレーズとして理解する必要があります。

これは今や新しいアプリにとって最低条件です。古いアプリにはないかもしれません。自然言語の日付解析が欠けていたり壊れていたりすると、アイコンがどれだけ素敵でも、リリース日より10年古く感じられます。

4. 同期はどう機能するか？

おおよそ3つの選択肢があります。

iCloud 同期。 アプリはあなた専用の iCloud アカウントを使って、あなた自身の Mac 間で同期します。第三者はいません。データは、あなたがすでに使い、信頼している Apple のインフラの中にとどまります。iCloud 同期はアカウント作成も、パスワードも、別の請求も要りません。
アカウントベースの同期。 アプリは自前のバックエンドを使います。開発者のもとでアカウントを作り、彼らがタスクを自分のサーバーに保存し、デバイス間の同期を処理します。これがサブスクリプションの ToDo アプリの仕組みです。ほかの人とリストを共有するような機能を可能にしますが、あなたのタスクが誰か他人のハードウェアに存在することも意味します。
同期なし。 アプリは単一デバイスのみです。原始的に聞こえますが、1台の Mac しか使わない人にとっては、最もシンプルで最もプライベートな選択肢でもあります。

iCloud 同期はたいてい、複数の Mac を持つ1人のユーザーにとって正しい答えです。アカウントベースの同期は、コラボレーションしたいなら必要です。同期なしは、絞り込まれた個人用ツールにとって誠実な選択です。

5. 5年間でいくらかかるか？

ほとんどの人は購入時点の値札を比べます。より役立つ比較は、あなたが実際にアプリを使う期間の総コストで、生産性ツールならたいてい3〜5年です。

無料アプリはゼロです。一度きり $9.99 のアプリは永久に $9.99 です。月5ドルのサブスクリプションは5年で300ドルです。年48ドルのサブスクリプションは5年で240ドルです。

決定を左右すべきは5年の数字です。生産性ツールは定着しがちだからです。1つ選んで、何年も付き合います。継続コストを掛け合わせると、実際に賭けているものが見えてきます。

6. 開発者がいなくなったらどうなるか？

ソロ開発者のアプリ、特にインディーユーティリティは、ときに放棄されます。開発者が就職する。アプリがアップデートされなくなる。やがて将来の macOS で壊れる。

問うべき正しい質問はこうです。このアプリが動かなくなったら、私はデータを取り出せるか？ Markdown や JSON にエクスポートするアプリは、きれいな出口をくれます。データを独自フォーマットに閉じ込めてエクスポートのないアプリは、将来の頭痛の種です。

TodoBar に関して言えば、エクスポートのオプションは Markdown と JSON で、どちらもメニューと設定ページから使えます。最悪の場合でも、タスクをほかのアプリへ持っていくか、テキストファイルとして保持しておけます。

3つのカテゴリー

6つの質問に答えると、利用可能なアプリはおおよそ3つのバケットに収まります。

フル機能のプロジェクトツール

このカテゴリーには、メニューバーユーティリティとして始まり、本格的なプロジェクトマネージャーへ成長したアプリが含まれます。リスト、プロジェクト、タグ、フィルター、繰り返しタスク、添付ファイル、そしてしばしば共有リストを持ちます。

これらのアプリはたいていサブスクリプションで、アカウントベースで、かなり重いです。複数の関係者がいる実際のプロジェクトを回し、下に本物のデータベースが必要なら、正しい答えです。「牛乳を買う」と書く場所が欲しかったのにガントチャートにたどり着いてしまったなら、間違った答えです。

このうち1つを評価していて、日々の使い方が「未完了タスク12件、すべて個人用」なら、あなたは決して使わない容量にお金を払っています。

メニューバーのクイック追加付きのフル Mac タスクアプリ

Things 3 のようなアプリがこのカテゴリーに入ります。メインの UI は、美しく練られた Mac ウィンドウです。プロジェクト、エリア、スケジュールされたタスク、今日ビューがあります。さらに、どこからでもホットキーで現れるグローバルなクイック追加ウィンドウも持っています。

これらのアプリは、主要なタスクの居場所として有料の Mac 製品にコミットする気があるなら優れています。厳密な意味ではメニューバーアプリではありませんが、メニューバーでの記録パターンを機能として持っています。コストは一度きりで、たいていプラットフォームあたり40〜80ドルの範囲です。

トレードオフは、Dock と注意の中に居場所を要求する本物のアプリも一緒に手に入ることです。それを愛する人もいます。必要以上に重いと感じる人もいます。

絞り込まれたメニューバーユーティリティ

これは TodoBar が属するカテゴリーです。アプリ全体が、メニューバーに常駐するポップオーバーです。Dock アイコンはありません。別ウィンドウもありません。グローバルホットキーがあります。自然言語の日付解析があります。iCloud 同期があります。アプリは1つのことを、あなたが考えずに済む形でやります。

これらのアプリは、一度きりの購入か、1つの任意のアンロックを持つフリーミアムであることが多いです。1人か2人で作られていることが多いです。表面積が小さく、機能の追加が四半期のデフォルトではなく実際の決断になるので、絞り込まれたままでいる傾向があります。

「ToDo を書き留めて、第3のチェックすべきアプリのように感じることなく、静かにリマインドしてほしい」があなたを言い表しているなら、これがあなたのカテゴリーです。その中での違いは、主に磨き上げ、デザインの趣味、そして開発者の価格モデルがあなたの好みに合うかどうかです。

実際にどう決めるか

1時間取ってください。同じカテゴリーから候補を2つか3つ選びます。すべてインストールします。1日の仕事の間、すべてのタスクを並行してすべてのアプリに記録します。一日の終わりに、考えずに手を伸ばしたのはどれかを自問します。

それがそのアプリです。無意識に手を伸ばしたものが、あなたの手が信頼したものです。それ以外はすべて理屈です。

その1時間に TodoBar を加えたければ、ホームページに App Store のリンクがあり、有料のアンロックの前にアクティブなタスク10件までの無料枠があるので、決める前に丸一日タスクを記録できます。ホットキーも、自然言語解析も、iCloud 同期も、エクスポートも、すべて無料枠に含まれます。アンロックは同時にアクティブなタスクの上限だけです。

正しいツールは、あなたの一日に溶け込むものです。なくなったらいちばん先に気づくものを選んでください。