Wie du eine Menüleisten-Aufgaben-App für macOS auswählst

Es gibt keinen Mangel an Menüleisten-Aufgaben-Apps für macOS. Im Mac App Store gibt es mindestens zwei Dutzend, dazu einige außerhalb davon. Sie unterscheiden sich auf überraschend bedeutsame Weise, sobald du sie täglich nutzt – und die meisten dieser Unterschiede sind auf einem Screenshot nicht sichtbar.

Dieser Beitrag ist keine Rangliste. Ranglisten für Produktivitätstools sind meist Fiction, weil das richtige Tool davon abhängt, wie du tatsächlich arbeitest. Stattdessen findest du hier sechs Fragen, die du stellen solltest, bevor du dich für eine Menüleisten-Aufgaben-App entscheidest, und drei grobe Kategorien, in die die verfügbaren Apps fallen.

Die sechs Fragen

1. Lebt die App wirklich in der Menüleiste, oder ist es eine Fenster-App mit einem Menüleisten-Shortcut?

Der Unterschied ist nicht subtil. Eine echte Menüleisten-App zeigt ein kleines Symbol oben auf deinem Bildschirm, und ein Klick auf dieses Symbol öffnet ein Popover, in dem die gesamte App lebt. Es gibt kein separates Fenster. Es gibt kein Dock-Symbol. Die App existiert in deinem peripheren Sichtfeld und verschwindet, wenn du woandershin klickst.

Eine Fenster-App mit einem Menüleisten-Shortcut ist eine normale App, die zufällig einen Schnellhinzufügen-Hotkey oder ein Menüleisten-Statussymbol zum Öffnen des Hauptfensters hat. Die Haupt-UI möchte immer noch ein Fenster in deinem Dock sein, das Platz einnimmt und Aufmerksamkeit verlangt.

Beide können nützlich sein. Sie sind einfach verschiedene Produkte. Manche Menschen wollen ihre Aufgaben in einem fokussierten Vollbild-Fenster mit Kanban-Boards und Suchfiltern. Andere wollen, dass ihre Aufgaben verschwinden, bis sie gerufen werden.

Wenn du dir denkst „Ich würde das nutzen, wenn es mich in Ruhe lässt", willst du eine echte Menüleisten-App. Wenn du dir denkst „Ich will einen echten Arbeitsbereich für meine Projekte", willst du die Fenster-App und solltest diese Liste wahrscheinlich komplett überspringen.

2. Unterstützt die App einen globalen Hotkey zum Schnellhinzufügen?

Das ist das mit Abstand wichtigste Feature in jedem auf Erfassung ausgerichteten Tool. Ohne globalen Hotkey ist die Reibung beim Aufschreiben einer Aufgabe hoch genug, dass du damit innerhalb einer Woche aufhörst. Mit einem sinkt die Reibung auf etwa drei Sekunden und du fängst an, alles zu erfassen.

Die guten Apps in dieser Kategorie unterstützen alle globale Hotkeys. Die schlechten unterstützen sie entweder gar nicht oder erfordern einen bezahlten Tarif, um sie zu aktivieren. Wenn ein Hotkey extra kostet, hat der Entwickler grundlegend missverstanden, warum die Leute diese Art von Tool wollen.

Wir haben darüber geschrieben, warum Hotkeys wichtig sind, in einem separaten Beitrag über das Erfassen von Aufgaben aus jeder App.

3. Kannst du das Datum als Teil des Satzes eingeben?

Wenn du jedes Mal, wenn du eine Aufgabe mit Fälligkeit hinzufügst, ein Datum aus einem Kalender-Widget auswählen musst, hörst du auf, Fälligkeiten hinzuzufügen. Die App muss „morgen um 9 Uhr" und „in 30 Minuten" und „nächsten Freitag" als eingebettete Phrasen verstehen.

Das ist heute das Mindestmaß für neue Apps. Ältere Apps haben es möglicherweise nicht. Wenn die natürlichsprachige Datumsanalyse fehlt oder fehlerhaft ist, wird sich die App zehn Jahre älter anfühlen als ihr Erscheinungsdatum, egal wie schön die Icons sind.

4. Wie funktioniert die Synchronisierung?

Es gibt grob drei Optionen:

• iCloud-Sync. Die App nutzt dein privates iCloud-Konto, um zwischen deinen eigenen Macs zu synchronisieren. Es gibt keinen Drittanbieter. Die Daten bleiben in Apples Infrastruktur, der du bereits nutzt und vertraust. iCloud-Sync erfordert keine Kontoerstellung, kein Passwort und keine separate Abrechnung.
• Kontobasierte Synchronisierung. Die App nutzt ihr eigenes Backend. Du erstellst ein Konto beim Entwickler, er speichert deine Aufgaben auf seinen Servern und übernimmt die Synchronisierung zwischen Geräten. So funktionieren Abonnement-Aufgaben-Apps. Das ermöglicht Funktionen wie das Teilen von Listen mit anderen, bedeutet aber auch, dass deine Aufgaben auf der Hardware von jemand anderem leben.
• Keine Synchronisierung. Die App ist nur für ein Gerät. Das klingt primitiv, aber für jemanden, der nur einen Mac verwendet, ist es auch die einfachste, privateste Option.

iCloud-Sync ist in der Regel die richtige Antwort für einen einzelnen Nutzer mit mehreren Macs. Kontobasierte Synchronisierung ist notwendig, wenn du zusammenarbeiten möchtest. Keine Synchronisierung ist ehrlich für ein fokussiertes persönliches Tool.

5. Was kostet es über fünf Jahre?

Die meisten Menschen vergleichen den Preis zum Zeitpunkt des Kaufs. Der nützlichere Vergleich ist die Gesamtkosten über den Zeitraum, in dem du die App tatsächlich nutzen wirst, was bei einem Produktivitätstool normalerweise drei bis fünf Jahre sind.

Eine kostenlose App kostet nichts. Eine einmalige $9.99-App kostet $9.99 für immer. Ein $5/Monat-Abonnement kostet $300 über fünf Jahre. Ein $48/Jahr-Abonnement kostet $240 über fünf Jahre.

Die Fünf-Jahres-Zahl ist diejenige, die deine Entscheidung leiten sollte, weil Produktivitätstools dazu neigen, klebrig zu sein. Du wählst eines und lebst jahrelang damit. Die wiederkehrenden Kosten zu multiplizieren macht die tatsächlichen Einsätze sichtbar.

6. Was passiert, wenn der Entwickler verschwindet?

Apps von Einzelentwicklern, besonders Indie-Hilfsprogramme, werden manchmal aufgegeben. Der Entwickler nimmt einen Job an. Die App erhält keine Updates mehr. Irgendwann bricht sie auf einer zukünftigen macOS-Version.

Die richtige Frage lautet: Wenn diese App aufhört zu funktionieren, bekomme ich meine Daten heraus? Eine App, die nach Markdown oder JSON exportiert, gibt dir einen sauberen Ausstieg. Eine App, die deine Daten in einem proprietären Format ohne Export sperrt, ist ein zukünftiges Problem.

Für TodoBar speziell sind die Exportoptionen Markdown und JSON, beide verfügbar aus dem Menü und von der Einstellungsseite. Im schlimmsten Fall kannst du deine Aufgaben in jede andere App übertragen oder sie einfach als Textdatei behalten.

Drei Kategorien

Sobald du die sechs Fragen beantwortet hast, fallen die verfügbaren Apps in grob drei Gruppen.

Das voll ausgestattete Projekttool

Diese Kategorie umfasst Apps, die als Menüleisten-Hilfsprogramme begannen und zu vollständigen Projektmanagern heranwuchsen. Sie haben Listen, Projekte, Tags, Filter, wiederkehrende Aufgaben, Anhänge und oft geteilte Listen.

Diese Apps sind normalerweise abonnementbasiert, kontobasiert und ziemlich schwer. Sie sind die richtige Antwort, wenn du echte Projekte mit mehreren Beteiligten führst und eine echte Datenbank darunter brauchst. Sie sind die falsche Antwort, wenn du einen Platz zum Aufschreiben von „Milch kaufen" wolltest und mit einem Gantt-Diagramm gelandet bist.

Wenn du eine davon evaluierst und deine tägliche Nutzung „zwölf offene Aufgaben, alle persönlich" ist, zahlst du für Kapazität, die du nie nutzen wirst.

Die vollständige Mac-Aufgaben-App mit Menüleisten-Schnellhinzufügen

Apps wie Things 3 fallen in diese Kategorie. Die Haupt-UI ist ein schönes, durchdachtes Mac-Fenster. Es hat Projekte, Bereiche, geplante Aufgaben und eine Heute-Ansicht. Es hat auch ein globales Schnellhinzufügen-Fenster, das von überall mit einem Hotkey auftaucht.

Diese Apps sind ausgezeichnet, wenn du bereit bist, dich auf ein bezahltes Mac-Produkt als deine primäre Aufgaben-Heimat zu verpflichten. Sie sind keine Menüleisten-Apps im strengen Sinne, aber sie haben das Menüleisten-Erfassungsmuster als Feature. Der Preis ist einmalig, normalerweise im Bereich $40 bis $80 pro Plattform.

Der Kompromiss ist, dass du auch eine echte App bekommst, die einen Platz in deinem Dock und deine Aufmerksamkeit fordert. Manche Menschen lieben das. Manche finden es schwerer als sie brauchen.

Das fokussierte Menüleisten-Hilfsprogramm

Das ist die Kategorie, in der TodoBar lebt. Die gesamte App ist ein Popover, das in der Menüleiste lebt. Es gibt kein Dock-Symbol. Es gibt kein separates Fenster. Es gibt einen globalen Hotkey. Es gibt natürlichsprachige Datumsanalyse. Es gibt iCloud-Sync. Die App macht eine Sache, so dass du nicht darüber nachdenken musst.

Diese Apps tendieren dazu, einmalig zu kaufen oder Freemium mit einer einzelnen optionalen Freischaltung zu sein. Sie tendieren dazu, von einer oder zwei Personen gemacht zu werden. Sie bleiben fokussiert, weil die Oberfläche klein genug ist, dass das Hinzufügen von Features eine echte Entscheidung ist, kein quartalsweiser Standard.

Wenn „Ich will Aufgaben aufschreiben und sie mich still erinnern lassen, ohne dass es sich jemals wie eine dritte App anfühlt, die ich überprüfen muss" auf dich zutrifft, ist das deine Kategorie. Darin bestehen die Unterschiede hauptsächlich in Polierung, Designgeschmack und ob das Preismodell des Entwicklers deinem Appetite entspricht.

Wie du tatsächlich entscheidest

Nimm dir eine Stunde. Wähle zwei oder drei Kandidaten aus derselben Kategorie. Installiere alle. Erfasse für einen Arbeitstag jede Aufgabe parallel in alle. Frage dich am Ende des Tages, nach welchem du ohne nachzudenken gegriffen hast.

Diese App ist die richtige. Diejenige, nach der du unbewusst gegriffen hast, ist diejenige, der deine Hände vertraut haben. Alles andere ist Theorie.

Wenn du TodoBar zu deiner Stunde hinzufügen möchtest, hat die Startseite den App-Store-Link und es gibt einen kostenlosen Tarif mit bis zu 10 aktiven Aufgaben vor jeder bezahlten Freischaltung, sodass du einen ganzen Tag lang Aufgaben erfassen kannst, bevor du dich entscheidest. Der Hotkey, die natürlichsprachige Analyse, der iCloud-Sync und der Export sind alle im kostenlosen Tarif enthalten. Die Freischaltung ist nur die Obergrenze für gleichzeitig aktive Aufgaben.

Das richtige Tool ist dasjenige, das in deinen Tag verschwindet. Wähle dasjenige, dessen Fehlen du zuerst bemerken würdest.