如何为 macOS 挑选一款菜单栏待办应用

macOS 上的菜单栏待办应用一点都不缺。光是 Mac App Store 上就至少有两打，外加 App Store 之外的好几个。一旦你开始每天使用，它们之间的差异会以意想不到的方式变得很要紧，而那些差异大多从一张截图里是看不出来的。

这篇文章不是一份排名清单。给效率工具排名的清单基本上都是虚构，因为合适的工具取决于你实际如何工作。取而代之的，这里有在你决定使用任何一款菜单栏待办应用之前要问的六个问题，以及现有应用大致归入的三个类别。

六个问题

1. 这个应用是真的住在菜单栏里，还是一个带菜单栏快捷方式的窗口应用？

差别并不微妙。一个真正的菜单栏应用会在你屏幕顶部放一个小图标，点击那个图标会打开一个弹窗，整个应用都住在里面。没有独立的窗口。没有 Dock 图标。应用存在于你的余光里，你一点到别处它就消失。

一个带菜单栏快捷方式的窗口应用，则是一个普通应用，只是恰好有一个用于打开主窗口的快速添加快捷键或菜单栏状态图标。主界面仍然想要成为你 Dock 里的一个窗口，占着地方、索取注意力。

两者都可以有用。它们只是不同的产品。有些人想要他们的任务待在一个有看板和搜索筛选器的、专注的全窗口里。有些人想要他们的任务除非被召唤、否则就消失。

如果你发现自己在想“要是它能不碍我的事，我就会用它”，那你想要的是一个真正的菜单栏应用。如果你发现自己在想“我想要一个真正的工作区来放我的项目”，那你想要的是窗口应用，而且你大概应该完全跳过这份清单。

2. 它支持用于快速添加的全局快捷键吗？

这是任何以记录为核心的工具里最最重要的功能。没有全局快捷键，写下一个任务时的阻力就高到足以让你在一周之内停止这么做。有了它，阻力降到大约三秒钟，于是你开始记录一切。

这个类别里好的应用全都支持全局快捷键。差的要么根本不支持，要么需要付费版才能启用。如果一个快捷键还要额外收费，那么开发者从根本上误解了人们为什么想要这种工具。

我们在另一篇关于从任何应用记录任务的文章里写了快捷键为什么重要。

3. 你能把日期当成句子的一部分来输入吗？

如果每次你添加一个带截止日期的任务时都得从日历控件里选一个日期，那你就会停止添加截止日期。应用需要把“明天上午 9 点”“30 分钟后”和“下周五”理解为就地的短语。

这如今对新应用来说是基本门槛。较老的应用可能没有。如果自然语言日期解析缺失或坏掉了，那么无论图标做得多好看，这个应用都会感觉比它的发布日期老了十年。

4. 同步是怎么工作的？

大致有三个选项：

• iCloud 同步。 应用使用你私有的 iCloud 账户在你自己的多台 Mac 之间同步。没有第三方。数据待在 Apple 的基础设施内部，而你早已在使用并信任它。iCloud 同步不需要创建账号、不需要密码、也不需要单独的账单。
• 基于账号的同步。 应用使用自己的后端。你向开发者创建一个账号，他们把你的任务存储在他们的服务器上，并处理设备之间的同步。订阅制待办应用就是这么运作的。它能实现像与他人共享清单这样的功能，但它也意味着你的任务待在别人的硬件上。
• 不同步。 应用仅限单设备。这听上去很原始，但对一个只用一台 Mac 的人来说，它也是最简单、最私密的选项。

对一个拥有多台 Mac 的单一用户来说，iCloud 同步通常是正确答案。如果你想协作，基于账号的同步是必需的。对一个专注的个人工具来说，不同步是诚实的。

5. 五年下来它要花多少钱？

大多数人比较的是购买那一刻的标价。更有用的比较，是在你实际会使用这个应用的那段时期内的总成本，对一个效率工具来说，这通常是三到五年。

一个免费应用什么都不花。一个一次性 $9.99 的应用永远只花 $9.99。一个每月 5 美元的订阅五年下来花 300 美元。一个每年 48 美元的订阅五年下来花 240 美元。

五年的那个数字，才是应该驱动你决定的那个，因为效率工具往往很黏。你挑一个，就和它过上好几年。把循环成本乘出来，能让真正的赌注变得可见。

6. 如果开发者消失了会怎样？

来自独立开发者的应用，尤其是独立工具，有时会被弃坑。开发者去上班了。应用不再获得更新。最终它会在未来某个 macOS 版本上坏掉。

要问的正确问题是：如果这个应用不工作了，我能把我的数据弄出来吗？一个能导出为 Markdown 或 JSON 的应用给你一个干净的退出。一个把你的数据锁在专有格式里、没有导出的应用，是一个未来的麻烦。

具体到 TodoBar，导出选项是 Markdown 和 JSON，两者都可以从菜单和设置页面里使用。最坏的情况下，你可以把你的任务带到任何其他应用，或者干脆把它们留作一个文本文件。

三个类别

一旦你回答了这六个问题，现有的应用大致落入三个篮子。

功能齐全的项目工具

这个类别包括那些起初是菜单栏工具、后来长成了完整项目管理器的应用。它们有清单、项目、标签、筛选器、重复任务、附件，常常还有共享清单。

这些应用通常是订阅制、基于账号、相当重的。如果你运营着有多个利益相关者的真实项目、并且底下需要一个真正的数据库，它们就是正确答案。如果你想要的是一个写下“买牛奶”的地方、结果却拿到了一张甘特图，它们就是错误答案。

如果你在评估其中之一，而你的日常使用是“十二个待办任务，全是个人的”，那你是在为你永远不会用到的容量付费。

带菜单栏快速添加的完整 Mac 任务应用

像 Things 3 这样的应用落入这个类别。主界面是一个漂亮、考究的 Mac 窗口。它有项目、区域、计划任务和一个今天视图。它也有一个全局快速添加窗口，能用快捷键从任何地方弹出来。

如果你愿意把一个付费的 Mac 产品当成你主要的任务归宿，这些应用就非常出色。严格意义上它们不是菜单栏应用，但它们把菜单栏记录模式作为一个功能。成本是一次性的，每个平台通常在 40 到 80 美元的区间。

取舍是你也得到了一个真正的应用，索要你 Dock 里的一席之地和你的注意力。有些人爱这样。有些人觉得它比自己需要的更重。

专注的菜单栏工具

这就是 TodoBar 所在的类别。整个应用就是一个住在菜单栏里的弹窗。没有 Dock 图标。没有独立的窗口。有一个全局快捷键。有自然语言日期解析。有 iCloud 同步。应用只做一件事，以一种你不必去想的方式。

这些应用往往是一次性购买，或者是带单个可选解锁的免费增值。它们往往由一两个人制作。它们往往保持专注，因为覆盖面小到添加一个功能是一个真正的决定，而不是一个每季度的默认动作。

如果“我想写下待办、让它们默默地提醒我，而从不觉得它是我必须去查看的第三个应用”描述了你，那么这就是你的类别。在这个类别内部，差异大多在于精致度、设计品位，以及开发者的定价模式是否匹配你的胃口。

究竟该怎么决定

腾出一个小时。从同一个类别里挑两三个候选者。把它们全部装上。用一个工作日，把每一个任务并行地记录进它们全部。一天结束时，问问自己：你不假思索就伸手去用的是哪一个。

那个应用就是它。你下意识伸手去用的那一个，就是你的双手所信任的那一个。其余的一切都是理论。

如果你想把 TodoBar 加进你这一个小时，首页上有 App Store 链接，在任何付费解锁之前有一个最多 10 条进行中任务的免费版，所以你可以在决定之前花一整天记录任务。快捷键、自然语言解析、iCloud 同步和导出全都在免费版里。解锁的只是同时进行中的任务数量上限。

合适的工具，是那个消融进你这一天的工具。挑那个你会最先注意到它缺席的。