Come scegliere un'app per le cose da fare nella barra dei menu di macOS

Non mancano le app per le cose da fare nella barra dei menu di macOS. Ce ne sono almeno due dozzine sul Mac App Store, più diverse al di fuori. Differiscono in modi sorprendentemente significativi non appena inizi a usarle quotidianamente, e la maggior parte di queste differenze non è visibile da uno screenshot.

Questo post non è una lista classificata. Le liste classificate per gli strumenti di produttività sono per lo più fiction, perché lo strumento giusto dipende da come lavori davvero. Invece, ecco sei domande da farti prima di scegliere qualsiasi app per le cose da fare nella barra dei menu, e tre categorie approssimative in cui ricadono le app disponibili.

Le sei domande

La differenza non è sottile. Una vera app nella barra dei menu mette una piccola icona in cima allo schermo, e cliccando quell’icona si apre un popover dove vive l’intera app. Non c’è una finestra separata. Non c’è un’icona nel Dock. L’app esiste nella tua visione periferica e scompare quando clicchi altrove.

Un’app a finestra con un collegamento nella barra dei menu è una normale app che per caso ha un tasto rapido per l’aggiunta rapida o un’icona di stato nella barra dei menu per aprire la finestra principale. L’interfaccia principale vuole comunque essere una finestra nel tuo Dock, occupando spazio e richiedendo attenzione.

Entrambe possono essere utili. Sono semplicemente prodotti diversi. Alcune persone vogliono le proprie attività in una finestra completa e focalizzata con kanban board e filtri di ricerca. Altre vogliono che le proprie attività scompaiano tranne quando le chiamano.

Se ti ritrovi a pensare “la userei se rimanesse fuori dai piedi”, vuoi una vera app nella barra dei menu. Se ti ritrovi a pensare “voglio un vero spazio di lavoro per i miei progetti”, vuoi l’app a finestra e probabilmente dovresti saltare questa lista del tutto.

2. Supporta un tasto rapido globale per l’aggiunta rapida?

Questa è la singola funzionalità più importante in qualsiasi strumento orientato alla cattura. Senza un tasto rapido globale, la fatica di annotare un’attività è abbastanza alta da farti smettere entro una settimana. Con uno, la fatica scende a circa tre secondi e cominci a catturare tutto.

Le buone app in questa categoria supportano tutte i tasti rapidi globali. Quelle cattive o non li supportano affatto o richiedono un livello a pagamento per attivarli. Se un tasto rapido costa extra, lo sviluppatore ha fondamentalmente frainteso perché le persone vogliono questo tipo di strumento.

Abbiamo scritto di perché i tasti rapidi contano in un post separato sulla cattura di attività da qualsiasi app.

3. Puoi digitare la data come parte della frase?

Se devi scegliere una data da un widget calendario ogni volta che aggiungi un’attività con una scadenza, smetterai di aggiungere scadenze. L’app deve capire “domani alle 9” e “tra 30 minuti” e “venerdì prossimo” come frasi inline.

Questo è ora il minimo indispensabile per le nuove app. Le app più vecchie potrebbero non averlo. Se il riconoscimento delle date in linguaggio naturale manca o è difettoso, l’app sembrerà dieci anni più vecchia della sua data di rilascio, per quanto belle possano essere le icone.

4. Come funziona la sincronizzazione?

Ci sono all’incirca tre opzioni:

Sincronizzazione iCloud. L’app usa il tuo account iCloud privato per sincronizzarsi tra i tuoi Mac. Non c’è una terza parte. I dati rimangono nell’infrastruttura di Apple, che stai già usando e di cui ti fidi. La sincronizzazione iCloud non richiede creazione di account, password o fatturazione separata.
Sincronizzazione basata su account. L’app usa il proprio backend. Crei un account con lo sviluppatore, loro archiviano le tue attività sui loro server e gestiscono la sincronizzazione tra dispositivi. È così che funzionano le app di todo in abbonamento. Consente funzionalità come la condivisione di liste con altre persone, ma significa anche che le tue attività vivono sull’hardware di qualcun altro.
Nessuna sincronizzazione. L’app è solo per un dispositivo. Sembra primitivo, ma per chi usa un solo Mac è anche l’opzione più semplice e privata.

La sincronizzazione iCloud è di solito la risposta giusta per un singolo utente con più Mac. La sincronizzazione basata su account è necessaria se vuoi collaborare. Nessuna sincronizzazione è onesta per uno strumento personale focalizzato.

5. Quanto costa nell’arco di cinque anni?

La maggior parte delle persone confronta il prezzo al momento dell’acquisto. Il confronto più utile è il costo totale nel periodo in cui userai davvero l’app, che per uno strumento di produttività è di solito tre-cinque anni.

Un’app gratuita non costa nulla. Un’app a $9.99 una tantum costa $9.99 per sempre. Un abbonamento a $5/mese costa $300 nell’arco di cinque anni. Un abbonamento a $48/anno costa $240 nell’arco di cinque anni.

Il numero dei cinque anni è quello che dovrebbe guidare la tua decisione, perché gli strumenti di produttività tendono ad essere persistenti. Ne scegli uno e ci vivi per anni. Moltiplicare il costo ricorrente rende visibili le reali poste in gioco.

6. Cosa succede se lo sviluppatore scompare?

Le app di sviluppatori solitari, specialmente le utility indie, a volte vengono abbandonate. Lo sviluppatore trova un lavoro. L’app smette di ricevere aggiornamenti. Alla fine si rompe su una futura versione di macOS.

La domanda giusta da porsi è: se questa app smette di funzionare, posso estrarre i miei dati? Un’app che esporta in Markdown o JSON ti dà una via di uscita pulita. Un’app che blocca i tuoi dati in un formato proprietario senza esportazione è un futuro mal di testa.

Per TodoBar nello specifico, le opzioni di esportazione sono Markdown e JSON, entrambe disponibili dal menu e dalla pagina Impostazioni. Nel peggiore dei casi, puoi portare le tue attività in qualsiasi altra app o semplicemente tenerle come file di testo.

Tre categorie

Una volta che hai risposto alle sei domande, le app disponibili ricadono in all’incirca tre categorie.

Lo strumento di progetto completo

Questa categoria include app che sono partite come utility nella barra dei menu e sono cresciute fino a diventare gestori di progetti completi. Hanno liste, progetti, tag, filtri, attività ricorrenti, allegati e spesso liste condivise.

Queste app sono di solito in abbonamento, basate su account e abbastanza pesanti. Sono la risposta giusta se gestisci progetti reali con più stakeholder e hai bisogno di un vero database sotto. Sono la risposta sbagliata se volevi un posto dove scrivere “comprare il latte” e ti sei ritrovato con un diagramma di Gantt.

Se stai valutando una di queste e il tuo uso quotidiano è “dodici attività aperte, tutte personali”, stai pagando per una capacità che non userai mai.

App come Things 3 rientrano in questa categoria. L’interfaccia principale è una bellissima finestra Mac pensata nei minimi dettagli. Ha progetti, aree, attività pianificate e una vista di oggi. Ha anche una finestra di aggiunta rapida globale che compare da ovunque con un tasto rapido.

Queste app sono eccellenti se sei disposto a investire in un prodotto Mac a pagamento come casa principale per le tue attività. Non sono app nella barra dei menu in senso stretto, ma hanno il pattern di cattura dalla barra dei menu come funzionalità. Il costo è una tantum, di solito nell’intervallo dai $40 agli $80 per piattaforma.

Il compromesso è che ottieni anche una vera app che richiede un posto nel tuo Dock e la tua attenzione. Ad alcune persone piace. Altre lo trovano più pesante di quanto abbiano bisogno.

Questa è la categoria in cui vive TodoBar. L’intera app è un popover che vive nella barra dei menu. Non c’è un’icona nel Dock. Non c’è una finestra separata. C’è un tasto rapido globale. C’è il riconoscimento delle date in linguaggio naturale. C’è la sincronizzazione iCloud. L’app fa una cosa sola, nel modo in cui non devi pensarci.

Queste app tendono ad essere a pagamento una tantum o freemium con un singolo sblocco opzionale. Tendono ad essere create da una o due persone. Tendono a rimanere focalizzate perché la superficie è abbastanza piccola che aggiungere funzionalità è una vera decisione, non un default trimestrale.

Se “voglio annotare cose da fare e averle che mi ricordano silenziosamente senza mai sembrare una terza app che devo controllare” ti descrive, questa è la tua categoria. All’interno di essa, le differenze riguardano principalmente la rifinitura, il gusto di design e se il modello di pricing dello sviluppatore si adatta al tuo appetito.

Come decidere davvero

Metti da parte un’ora. Scegli due o tre candidati della stessa categoria. Installali tutti. Per una giornata lavorativa, cattura ogni attività in tutti in parallelo. Alla fine della giornata, chiediti quale hai raggiunto senza pensarci.

Quell’app è quella giusta. Quella che hai raggiunto inconsciamente è quella di cui le tue mani si sono fidate. Tutto il resto è teoria.

Se vuoi aggiungere TodoBar alla tua ora, la home page ha il link all’App Store e c’è un livello gratuito fino a 10 attività attive prima di qualsiasi sblocco a pagamento, così puoi trascorrere un’intera giornata a catturare attività prima di decidere. Il tasto rapido, il riconoscimento del linguaggio naturale, la sincronizzazione iCloud e l’esportazione sono tutti nel livello gratuito. Lo sblocco è solo il limite sul numero di attività attive simultanee.

Lo strumento giusto è quello che scompare nella tua giornata. Scegli quello la cui assenza noteresti prima.