Cómo elegir una app de tareas en la barra de menú para macOS

No faltan apps de tareas en la barra de menú para macOS. Hay al menos dos docenas en el Mac App Store, y varias más fuera de él. Difieren de formas sorprendentemente significativas una vez que las usas a diario, y la mayoría de esas diferencias no son visibles en una captura de pantalla.

Esta entrada no es una lista clasificada. Las listas clasificadas para herramientas de productividad son en su mayor parte ficción, porque la herramienta correcta depende de cómo trabajas realmente. En cambio, aquí tienes seis preguntas que hacerte antes de comprometerte con cualquier app de tareas en la barra de menú, y tres categorías aproximadas en las que se pueden agrupar las apps disponibles.

Las seis preguntas

1. ¿La app vive realmente en la barra de menú, o es una app de ventana con un acceso directo en la barra de menú?

La diferencia no es sutil. Una verdadera app de barra de menú pone un pequeño icono en la parte superior de tu pantalla, y al hacer clic en ese icono se abre un popover donde vive toda la app. No hay ventana separada. No hay icono en el Dock. La app existe en tu visión periférica y desaparece al hacer clic fuera.

Una app de ventana con un acceso directo en la barra de menú es una app normal que casualmente tiene un atajo de añadir rápido o un icono de estado en la barra de menú para abrir la ventana principal. La interfaz principal sigue queriendo ser una ventana en tu Dock, ocupando espacio y reclamando atención.

Las dos pueden ser útiles. Son productos distintos. Hay quienes quieren sus tareas en una ventana completa y enfocada con tableros kanban y filtros de búsqueda. Y hay quienes quieren que sus tareas desaparezcan salvo cuando las necesitan.

Si te encuentras pensando «usaría esto si se quedara fuera de mi camino», quieres una auténtica app de barra de menú. Si te encuentras pensando «quiero un espacio de trabajo real para mis proyectos», quieres la app de ventana y probablemente deberías saltarte esta lista por completo.

2. ¿Tiene un atajo global para añadir rápido?

Esta es la función más importante en cualquier herramienta centrada en la captura. Sin un atajo global, la fricción de apuntar una tarea es lo bastante alta para que dejes de hacerlo en una semana. Con uno, la fricción cae a unos tres segundos y empiezas a capturar todo.

Las buenas apps de esta categoría todas tienen atajos globales. Las malas o no los tienen en absoluto o requieren pagar para activarlos. Si un atajo cuesta más, el desarrollador ha entendido fundamentalmente mal por qué la gente quiere este tipo de herramienta.

Escribimos sobre por qué los atajos son importantes en otra entrada sobre capturar tareas desde cualquier app.

3. ¿Puedes escribir la fecha como parte de la frase?

Si tienes que elegir una fecha de un widget de calendario cada vez que añades una tarea con vencimiento, dejarás de añadir vencimientos. La app necesita entender «mañana a las 9» y «en 30 minutos» y «el próximo viernes» como frases en línea.

Esto ya es lo mínimo exigible para las apps nuevas. Las apps más antiguas puede que no lo tengan. Si el procesamiento de fechas en lenguaje natural falta o está roto, la app parecerá diez años más vieja que su fecha de lanzamiento sin importar lo bonitos que sean sus iconos.

4. ¿Cómo funciona la sincronización?

Hay aproximadamente tres opciones:

• Sincronización con iCloud. La app usa tu cuenta privada de iCloud para sincronizar entre tus propios Macs. No hay terceros. Los datos se quedan dentro de la infraestructura de Apple, que ya estás usando y en la que ya confías. La sincronización con iCloud no requiere crear ninguna cuenta, ni contraseña, ni facturación adicional.
• Sincronización basada en cuenta. La app tiene su propio backend. Creas una cuenta con el desarrollador, ellos guardan tus tareas en sus servidores y gestionan la sincronización entre dispositivos. Así funcionan las apps de tareas por suscripción. Permite funciones como compartir listas con otras personas, pero también significa que tus tareas viven en hardware ajeno.
• Sin sincronización. La app es solo para un dispositivo. Suena básico, pero para alguien que solo usa un Mac, también es la opción más simple y privada.

La sincronización con iCloud suele ser la respuesta correcta para un único usuario con varios Macs. La sincronización basada en cuenta es necesaria si quieres colaborar. Sin sincronización es honesta para una herramienta personal enfocada.

5. ¿Cuánto cuesta a lo largo de cinco años?

La mayoría compara el precio en el momento de la compra. La comparación más útil es el coste total durante el periodo en que usarás realmente la app, que para una herramienta de productividad suele ser de tres a cinco años.

Una app gratuita no cuesta nada. Una app de pago único de $9,99 cuesta $9,99 para siempre. Una suscripción de $5 al mes cuesta $300 en cinco años. Una suscripción de $48 al año cuesta $240 en cinco años.

El número de cinco años es el que debería guiar tu decisión, porque las herramientas de productividad tienden a quedarse. Eliges una y convives con ella durante años. Calcular el coste recurrente hace visibles las apuestas reales.

6. ¿Qué pasa si el desarrollador desaparece?

Las apps de desarrolladores en solitario, especialmente las utilidades independientes, a veces se abandonan. El desarrollador acepta un trabajo. La app deja de recibir actualizaciones. Con el tiempo deja de funcionar en una versión futura de macOS.

La pregunta correcta es: si esta app deja de funcionar, ¿puedo sacar mis datos? Una app que exporta a Markdown o JSON te da una salida limpia. Una app que encierra tus datos en un formato propietario sin exportación es un problema futuro.

Para TodoBar concretamente, las opciones de exportación son Markdown y JSON, las dos disponibles desde el menú y desde la página de Ajustes. En el peor caso, puedes llevarte tus tareas a cualquier otra app o simplemente quedártelas como archivo de texto.

Tres categorías

Una vez que hayas respondido las seis preguntas, las apps disponibles se agrupan en aproximadamente tres categorías.

La herramienta de proyecto completa

Esta categoría incluye apps que empezaron como utilidades de barra de menú y crecieron hasta convertirse en gestores de proyecto completos. Tienen listas, proyectos, etiquetas, filtros, tareas recurrentes, adjuntos y a menudo listas compartidas.

Estas apps suelen ser de suscripción, basadas en cuenta y bastante pesadas. Son la respuesta correcta si gestionas proyectos reales con varias partes implicadas y necesitas una base de datos de verdad debajo. Son la respuesta equivocada si lo que querías era un sitio para apuntar «comprar leche» y acabas con un diagrama de Gantt.

Si estás evaluando una de estas y tu uso diario es «doce tareas abiertas, todas personales», estás pagando por capacidad que nunca usarás.

La app de tareas completa para Mac con añadir rápido en la barra de menú

Apps como Things 3 entran en esta categoría. La interfaz principal es una ventana de Mac hermosa y cuidada. Tiene proyectos, áreas, tareas programadas y una vista de hoy. También tiene una ventana global de añadir rápido que aparece desde cualquier sitio con un atajo.

Estas apps son excelentes si estás dispuesto a comprometerte con un producto de pago para Mac como tu principal gestor de tareas. No son apps de barra de menú en sentido estricto, pero tienen el patrón de captura desde la barra de menú como función. El coste es único, normalmente entre $40 y $80 por plataforma.

El compromiso es que también tienes una app que reclama un lugar en tu Dock y tu atención. A algunos les encanta. Otros lo encuentran más pesado de lo que necesitan.

La utilidad enfocada de barra de menú

Esta es la categoría en la que vive TodoBar. Toda la app es un popover que vive en la barra de menú. No hay icono en el Dock. No hay ventana separada. Hay un atajo global. Hay procesamiento de fechas en lenguaje natural. Hay sincronización con iCloud. La app hace una cosa, de la forma en que no tienes que pensar.

Estas apps tienden a ser de pago único o freemium con un solo desbloqueo opcional. Tienden a estar hechas por una o dos personas. Tienden a mantenerse enfocadas porque la superficie es lo bastante pequeña para que añadir funciones sea una decisión real, no algo que se hace por defecto cada trimestre.

Si «quiero apuntar tareas y que me recuerden en silencio sin sentir nunca que es una tercera app que tengo que revisar» te describe, esta es tu categoría. Dentro de ella, las diferencias son sobre todo de acabado, gusto de diseño y si el modelo de precios del desarrollador encaja con lo que buscas.

Cómo decidir de verdad

Reserva una hora. Elige dos o tres candidatos de la misma categoría. Instálalos todos. Durante un día de trabajo, captura cada tarea en todos ellos en paralelo. Al final del día, pregúntate cuál has buscado sin pensarlo.

Esa es la app. La que has buscado de forma inconsciente es la que tus manos han confiado. Todo lo demás es teoría.

Si quieres añadir TodoBar a tu hora, la página de inicio tiene el enlace al App Store y hay un nivel gratuito de hasta 10 tareas activas antes de cualquier desbloqueo de pago, así que puedes pasar un día completo capturando tareas antes de decidirte. El atajo, el procesamiento de lenguaje natural, la sincronización con iCloud y la exportación están todos en el nivel gratuito. El desbloqueo es solo el límite de tareas activas simultáneas.

La herramienta correcta es la que desaparece en tu día. Elige la cuya ausencia notarías primero.