Como escolher um app de lista de tarefas no menu bar para macOS

Não faltam apps de lista de tarefas no menu bar para macOS. São pelo menos duas dúzias na Mac App Store, mais alguns fora dela. Eles diferem de formas surpreendentemente significativas quando você começa a usá-los diariamente, e a maioria dessas diferenças não é visível em uma captura de tela.

Este texto não é uma lista classificada. Listas classificadas para ferramentas de produtividade são, em grande parte, ficção, porque a ferramenta certa depende de como você realmente trabalha. Em vez disso, aqui estão seis perguntas para fazer antes de se comprometer com qualquer app de lista de tarefas no menu bar, e três categorias aproximadas nas quais os apps disponíveis se encaixam.

As seis perguntas

A diferença não é sutil. Um app de menu bar de verdade coloca um ícone pequeno no topo da tela, e clicar nesse ícone abre um popover onde o app inteiro vive. Não há janela separada. Não há ícone no Dock. O app existe na sua visão periférica e desaparece quando você clica em outro lugar.

Um app em janela com atalho no menu bar é um app normal que por acaso tem um atalho de adição rápida ou um ícone de status no menu bar para abrir a janela principal. A interface principal ainda quer ser uma janela no seu Dock, ocupando espaço e exigindo atenção.

Os dois podem ser úteis. São apenas produtos diferentes. Algumas pessoas querem suas tarefas em uma janela completa e focada com quadros kanban e filtros de busca. Outras querem que suas tarefas desapareçam exceto quando chamadas.

Se você se pega pensando “eu usaria isso se ficasse fora do meu caminho”, você quer um app de menu bar de verdade. Se você se pega pensando “quero um espaço de trabalho real para meus projetos”, você quer o app em janela e provavelmente deveria pular esta lista inteiramente.

2. Ele suporta um atalho global para adição rápida?

Este é o recurso mais importante em qualquer ferramenta focada em captura. Sem um atalho global, o atrito para anotar uma tarefa é alto o suficiente para você parar de fazer isso em uma semana. Com um, o atrito cai para cerca de três segundos e você começa a capturar tudo.

Os bons apps nessa categoria todos suportam atalhos globais. Os ruins ou não os suportam ou exigem um plano pago para ativá-los. Se um atalho custa mais, o desenvolvedor entendeu fundamentalmente errado por que as pessoas querem esse tipo de ferramenta.

Escrevemos sobre por que os atalhos importam em um texto separado sobre capturar tarefas em qualquer app.

3. Você pode digitar a data como parte da frase?

Se você tiver que escolher uma data em um widget de calendário toda vez que adicionar uma tarefa com prazo, você vai parar de adicionar prazos. O app precisa entender “amanhã às 9h” e “em 30 minutos” e “próxima sexta” como frases inline.

Isso já é o básico esperado nos apps novos. Apps mais antigos podem não ter isso. Se a interpretação de datas em linguagem natural estiver ausente ou quebrada, o app vai parecer dez anos mais velho que sua data de lançamento, não importa quão bonitos sejam os ícones.

4. Como a sincronização funciona?

Há aproximadamente três opções:

Sincronização via iCloud. O app usa sua conta privada do iCloud para sincronizar entre seus próprios Macs. Não há terceiros. Os dados ficam dentro da infraestrutura da Apple, que você já usa e confia. A sincronização via iCloud não exige criação de conta, senha nem cobrança separada.
Sincronização baseada em conta. O app usa seu próprio backend. Você cria uma conta com o desenvolvedor, eles armazenam suas tarefas nos servidores deles e cuidam da sincronização entre dispositivos. É assim que funcionam os apps de tarefas por assinatura. Isso permite recursos como compartilhar listas com outras pessoas, mas também significa que suas tarefas ficam no hardware de outra pessoa.
Sem sincronização. O app é para um único dispositivo. Isso soa primitivo, mas para quem usa apenas um Mac, é também a opção mais simples e privada.

A sincronização via iCloud costuma ser a resposta certa para um único usuário com vários Macs. A sincronização baseada em conta é necessária se você quiser colaborar. Sem sincronização é honesta para uma ferramenta pessoal focada.

5. Quanto custa ao longo de cinco anos?

A maioria das pessoas compara o preço no momento da compra. A comparação mais útil é o custo total ao longo do período em que você realmente usará o app, que para uma ferramenta de produtividade costuma ser de três a cinco anos.

Um app grátis não custa nada. Um app de $9.99 único custa $9.99 para sempre. Uma assinatura de $5/mês custa $300 ao longo de cinco anos. Uma assinatura de $48/ano custa $240 ao longo de cinco anos.

O número de cinco anos é o que deve orientar sua decisão, porque as ferramentas de produtividade tendem a ser pegajosas. Você escolhe uma e vive com ela por anos. Multiplicar o custo recorrente torna as apostas reais visíveis.

6. O que acontece se o desenvolvedor desaparecer?

Apps de desenvolvedores solos, especialmente utilitários indie, às vezes são abandonados. O desenvolvedor arranja um emprego. O app para de receber atualizações. Com o tempo, ele quebra em uma versão futura do macOS.

A pergunta certa a fazer é: se este app parar de funcionar, consigo exportar meus dados? Um app que exporta para Markdown ou JSON te dá uma saída limpa. Um app que bloqueia seus dados em um formato proprietário sem exportação é uma dor de cabeça futura.

Para o TodoBar especificamente, as opções de exportação são Markdown e JSON, disponíveis tanto no menu quanto na página de Configurações. No pior caso, você pode levar suas tarefas para qualquer outro app ou simplesmente mantê-las como um arquivo de texto.

Três categorias

Depois de responder às seis perguntas, os apps disponíveis se encaixam em aproximadamente três grupos.

A ferramenta completa de gerenciamento de projetos

Esta categoria inclui apps que começaram como utilitários no menu bar e cresceram para se tornarem gerenciadores de projetos completos. Eles têm listas, projetos, tags, filtros, tarefas recorrentes, anexos e frequentemente listas compartilhadas.

Esses apps geralmente são por assinatura, baseados em conta e bastante pesados. São a resposta certa se você gerencia projetos reais com múltiplos interessados e precisa de um banco de dados real por baixo. São a resposta errada se você queria um lugar para anotar “comprar leite” e acabou com um gráfico de Gantt.

Se você está avaliando um deles e seu uso diário é “doze tarefas abertas, todas pessoais”, você está pagando por uma capacidade que nunca vai usar.

Apps como o Things 3 se encaixam nessa categoria. A interface principal é uma janela Mac bonita e cuidadosa. Ela tem projetos, áreas, tarefas agendadas e uma visão de hoje. Ela também tem uma janela de adição rápida global que aparece de qualquer lugar com um atalho.

Esses apps são excelentes se você estiver disposto a se comprometer com um produto Mac pago como sua base principal de tarefas. Eles não são apps de menu bar no sentido estrito, mas têm o padrão de captura no menu bar como um recurso. O custo é único, geralmente na faixa de $40 a $80 por plataforma.

A troca é que você também tem um app real exigindo um lugar no seu Dock e na sua atenção. Algumas pessoas adoram isso. Outras acham mais pesado do que precisam.

Essa é a categoria em que o TodoBar vive. O app inteiro é um popover que vive no menu bar. Não há ícone no Dock. Não há janela separada. Há um atalho global. Há interpretação de datas em linguagem natural. Há sincronização via iCloud. O app faz uma coisa, de um jeito que você não precisa pensar.

Esses apps tendem a ser de compra única ou freemium com um único desbloqueio opcional. Tendem a ser feitos por uma ou duas pessoas. Tendem a permanecer focados porque a área de superfície é pequena o suficiente para que adicionar recursos seja uma decisão real, não um padrão trimestral.

Se “quero anotar tarefas e receber lembretes discretos sem nunca sentir que é um terceiro app que tenho que verificar” descreve você, esta é a sua categoria. Dentro dela, as diferenças são principalmente sobre polimento, gosto de design e se o modelo de precificação do desenvolvedor combina com o seu apetite.

Como realmente decidir

Reserve uma hora. Escolha dois ou três candidatos da mesma categoria. Instale todos eles. Por um dia de trabalho, capture cada tarefa em todos eles em paralelo. No final do dia, pergunte a si mesmo qual deles você buscou sem pensar.

Esse app é o certo. O que você buscou inconscientemente é aquele em que suas mãos confiaram. Todo o resto é teoria.

Se você quiser adicionar o TodoBar à sua hora, a página inicial tem o link da App Store e há um plano grátis de até 10 tarefas ativas antes de qualquer desbloqueio pago, então você pode passar um dia inteiro capturando tarefas antes de decidir. O atalho, a interpretação de linguagem natural, a sincronização via iCloud e a exportação estão todos no plano grátis. O desbloqueio é apenas o limite no número de tarefas ativas simultâneas.

A ferramenta certa é aquela que desaparece no seu dia. Escolha aquela cuja ausência você notaria primeiro.