Comment choisir une app de tâches dans la barre des menus pour macOS

Les apps de tâches dans la barre des menus pour macOS ne manquent pas. Il en existe au moins deux douzaines sur le Mac App Store, plus plusieurs en dehors. Elles diffèrent de façon étonnamment significative dès lors qu’on commence à les utiliser quotidiennement, et la plupart de ces différences ne sont pas visibles sur une capture d’écran.

Cet article n’est pas une liste classée. Les listes classées pour les outils de productivité sont généralement de la fiction, car le bon outil dépend de la façon dont vous travaillez réellement. Voici plutôt six questions à poser avant de vous engager avec une app de tâches dans la barre des menus, et trois grandes catégories dans lesquelles les apps disponibles s’inscrivent.

Les six questions

1. L’app vit-elle vraiment dans la barre des menus, ou est-ce une app fenêtre avec un raccourci de barre des menus ?

La différence n’est pas subtile. Une vraie app de barre des menus place une petite icône en haut de votre écran, et cliquer sur cette icône ouvre un popover où vit toute l’app. Il n’y a pas de fenêtre séparée. Il n’y a pas d’icône dans le Dock. L’app existe dans votre vision périphérique et disparaît quand vous cliquez ailleurs.

Une app fenêtre avec un raccourci de barre des menus est une app normale qui a par hasard un raccourci d’ajout rapide ou une icône de statut dans la barre des menus pour ouvrir la fenêtre principale. L’interface principale veut toujours être une fenêtre dans votre Dock, occupant de l’espace et réclamant de l’attention.

Les deux peuvent être utiles. Ce sont simplement des produits différents. Certaines personnes veulent leurs tâches dans une fenêtre complète et concentrée avec des tableaux kanban et des filtres de recherche. D’autres veulent que leurs tâches disparaissent sauf quand on les appelle.

Si vous pensez « Je l’utiliserais si ça restait discret », vous voulez une vraie app de barre des menus. Si vous pensez « Je veux un vrai espace de travail pour mes projets », vous voulez l’app fenêtre et vous devriez probablement ignorer cette liste entièrement.

2. Prend-elle en charge un raccourci global pour l’ajout rapide ?

C’est la fonctionnalité la plus importante dans tout outil orienté capture. Sans raccourci global, la friction de noter une tâche est suffisamment élevée pour que vous cessiez de le faire en une semaine. Avec un raccourci, la friction tombe à environ trois secondes et vous commencez à tout capturer.

Les bonnes apps dans cette catégorie prennent toutes en charge les raccourcis globaux. Les mauvaises soit ne les prennent pas en charge du tout, soit exigent un niveau payant pour les activer. Si un raccourci coûte plus cher, le développeur a fondamentalement mal compris pourquoi les gens veulent ce genre d’outil.

Nous avons écrit sur l’importance des raccourcis dans un article séparé sur la capture de tâches depuis n’importe quelle app.

3. Peut-on taper la date dans la phrase ?

Si vous devez choisir une date dans un widget calendrier chaque fois que vous ajoutez une tâche avec une date d’échéance, vous cesserez d’ajouter des dates d’échéance. L’app doit comprendre « demain à 9 h » et « dans 30 minutes » et « vendredi prochain » comme des phrases intégrées.

C’est désormais le minimum requis pour les nouvelles apps. Les apps plus anciennes ne l’ont peut-être pas. Si la reconnaissance de dates en langage naturel est absente ou défaillante, l’app semblera avoir dix ans de plus que sa date de sortie, peu importe la qualité des icônes.

4. Comment fonctionne la synchronisation ?

Il y a grosso modo trois options :

• Synchronisation iCloud. L’app utilise votre compte iCloud privé pour synchroniser entre vos Mac. Il n’y a pas de tiers. Les données restent dans l’infrastructure Apple, que vous utilisez et en laquelle vous avez déjà confiance. La synchronisation iCloud ne nécessite pas de création de compte, pas de mot de passe, et pas de facturation séparée.
• Synchronisation par compte. L’app utilise son propre backend. Vous créez un compte chez le développeur, il stocke vos tâches sur ses serveurs, et il gère la synchronisation entre les appareils. C’est ainsi que fonctionnent les apps de tâches par abonnement. Cela permet des fonctionnalités comme le partage de listes avec d’autres personnes, mais cela signifie aussi que vos tâches vivent sur le matériel de quelqu’un d’autre.
• Pas de synchronisation. L’app est limitée à un seul appareil. Cela semble primitif, mais pour quelqu’un qui n’utilise qu’un seul Mac, c’est aussi l’option la plus simple et la plus privée.

La synchronisation iCloud est généralement la bonne réponse pour un utilisateur unique avec plusieurs Mac. La synchronisation par compte est nécessaire si vous voulez collaborer. Pas de synchronisation est honnête pour un outil personnel concentré.

5. Quel est le coût sur cinq ans ?

La plupart des gens comparent le prix au moment de l’achat. La comparaison plus utile est le coût total sur la période pendant laquelle vous utiliserez vraiment l’app, ce qui pour un outil de productivité est généralement de trois à cinq ans.

Une app gratuite ne coûte rien. Une app à $9.99 en paiement unique coûte $9.99 pour toujours. Un abonnement à $5/mois coûte $300 sur cinq ans. Un abonnement à $48/an coûte $240 sur cinq ans.

Le chiffre sur cinq ans est celui qui devrait guider votre décision, car les outils de productivité ont tendance à être collants. Vous en choisissez un et vous vivez avec pendant des années. Multiplier le coût récurrent rend les enjeux réels visibles.

6. Que se passe-t-il si le développeur disparaît ?

Les apps de développeurs solo, surtout les utilitaires indépendants, sont parfois abandonnées. Le développeur trouve un emploi. L’app cesse d’être mise à jour. Finalement, elle se casse sur une future version de macOS.

La bonne question à poser est : si cette app cesse de fonctionner, puis-je récupérer mes données ? Une app qui exporte en Markdown ou JSON vous offre une sortie propre. Une app qui verrouille vos données dans un format propriétaire sans export est un futur casse-tête.

Pour TodoBar spécifiquement, les options d’export sont Markdown et JSON, toutes deux disponibles depuis le menu et depuis la page Réglages. Dans le pire des cas, vous pouvez prendre vos tâches vers n’importe quelle autre app ou simplement les conserver comme fichier texte.

Trois catégories

Une fois que vous avez répondu aux six questions, les apps disponibles s’inscrivent grosso modo dans trois catégories.

L’outil de projet complet

Cette catégorie comprend les apps qui ont commencé comme des utilitaires de barre des menus et ont évolué vers des gestionnaires de projets complets. Elles ont des listes, des projets, des étiquettes, des filtres, des tâches récurrentes, des pièces jointes, et souvent des listes partagées.

Ces apps sont généralement par abonnement, basées sur un compte, et assez lourdes. Ce sont les bonnes réponses si vous gérez de vrais projets avec plusieurs parties prenantes et avez besoin d’une vraie base de données en dessous. Ce sont les mauvaises réponses si vous vouliez juste un endroit pour écrire « acheter du lait » et vous vous retrouvez avec un diagramme de Gantt.

Si vous évaluez l’une d’elles et que votre usage quotidien est « douze tâches ouvertes, toutes personnelles », vous payez pour une capacité que vous n’utiliserez jamais.

L’app de tâches Mac complète avec ajout rapide dans la barre des menus

Des apps comme Things 3 entrent dans cette catégorie. L’interface principale est une belle fenêtre Mac bien pensée. Elle a des projets, des domaines, des tâches planifiées et une vue du jour. Elle a aussi une fenêtre d’ajout rapide global qui s’ouvre depuis n’importe où avec un raccourci.

Ces apps sont excellentes si vous êtes prêt à vous engager dans un produit Mac payant comme votre espace de travail principal pour les tâches. Ce ne sont pas des apps de barre des menus au sens strict, mais elles ont le motif de capture de barre des menus comme fonctionnalité. Le coût est unique, généralement entre $40 et $80 selon la plateforme.

Le compromis est que vous obtenez aussi une vraie app qui réclame une place dans votre Dock et votre attention. Certaines personnes adorent ça. D’autres trouvent ça plus lourd que nécessaire.

L’utilitaire concentré de barre des menus

C’est la catégorie dans laquelle vit TodoBar. L’app entière est un popover qui vit dans la barre des menus. Il n’y a pas d’icône dans le Dock. Il n’y a pas de fenêtre séparée. Il y a un raccourci global. Il y a la reconnaissance de dates en langage naturel. Il y a la synchronisation iCloud. L’app fait une chose, de la façon dont vous n’avez pas à y penser.

Ces apps ont tendance à être à paiement unique ou freemium avec un seul déblocage optionnel. Elles ont tendance à être faites par une ou deux personnes. Elles ont tendance à rester concentrées parce que la surface est suffisamment petite pour qu’ajouter des fonctionnalités soit une vraie décision, pas un défaut trimestriel.

Si « Je veux noter des tâches et qu’elles me rappellent discrètement sans jamais se sentir comme une troisième app que je dois consulter » vous décrit, c’est votre catégorie. À l’intérieur, les différences concernent principalement le soin, le goût de design, et si le modèle tarifaire du développeur correspond à vos attentes.

Comment vraiment décider

Réservez une heure. Choisissez deux ou trois candidats de la même catégorie. Installez-les tous. Pendant une journée de travail, capturez chaque tâche dans tous en parallèle. À la fin de la journée, demandez-vous lequel vous avez utilisé sans y penser.

C’est l’app qu’il vous faut. Celle que vous avez utilisée inconsciemment est celle en laquelle vos mains ont eu confiance. Tout le reste est théorie.

Si vous voulez ajouter TodoBar à votre heure, la page d’accueil a le lien App Store et il y a un niveau gratuit jusqu’à 10 tâches actives avant tout déblocage payant, donc vous pouvez passer une journée entière à capturer des tâches avant de décider. Le raccourci, la reconnaissance de dates en langage naturel, la synchronisation iCloud et l’export sont tous dans le niveau gratuit. Le déblocage ne concerne que la limite du nombre de tâches actives simultanées.

Le bon outil est celui qui disparaît dans votre journée. Choisissez celui dont l’absence vous manquerait en premier.