Le migliori alternative a OmniFocus nel 2026

OmniFocus è uno strumento profondo, attento, ingegnerizzato in modo esaustivo per le persone che gestiscono la propria vita con la metodologia Getting Things Done. Costa anche $99.99 all’anno per l’abbonamento, o $199.99 per una licenza perpetua che riceve una versione principale. E ha una curva di apprendimento che scoraggia una vera frazione delle persone che ci provano.

Se hai comprato OmniFocus, impostato una struttura di progetto accurata e ti sei ritrovato a non aprirlo mai, non sei solo. Il pattern è comune. Le funzionalità che rendono OmniFocus potente (prospettive, date differite, contesti, filtri personalizzati, scripting Omni Automation) sono le stesse che lo rendono abbastanza pesante da abbandonare.

Questo post è per le persone che vogliono la maggior parte di ciò che fa OmniFocus senza la complessità o il prezzo. Copre le alternative realistiche, ciò che ognuna sacrifica e come scegliere.

Cosa stai davvero sostituendo

Prima di qualsiasi confronto tra app, aiuta separare ciò che fa OmniFocus in tre livelli.

Livello 1: Cattura e completa attività. Aggiungi un’attività, imposta una data, spuntala. Ogni app todo fa questo.

Livello 2: Organizza le attività in progetti e contesti. Tagga le attività per dove avvengono, di cosa hanno bisogno o in che fase si trovano. La maggior parte delle app todo serie fa questo con tag, etichette o entrambi.

Livello 3: Flussi di lavoro specifici per GTD. Date differite che nascondono le attività finché non diventano rilevanti. Prospettive che filtrano la tua lista principale in viste focalizzate. Intervalli di revisione dei progetti. Viste di previsione che combinano attività ed eventi del calendario. La maggior parte delle app non fa questo livello per niente.

Quando le persone abbandonano OmniFocus, abbandonano quasi sempre il Livello 3. Lo stavano usando per il Livello 1 e il Livello 2 e pagando per il Livello 3 che non hanno mai toccato. La sostituzione giusta dipende da quale livello usi davvero.

Things 3

L’alternativa “si sente bene” più vicina. Things 3 copre il Livello 1 e la maggior parte del Livello 2 con un livello di rifinitura del design che nient’altro su Mac eguaglia. È un acquisto una tantum: $49.99 su Mac, $9.99 su iPhone, $19.99 su iPad. Solo Apple.

Cosa ottieni: Inbox, Oggi, Prossimi, In qualsiasi momento, Un giorno, Registro. Progetti, Aree (raggruppamenti sopra i progetti), tag, regole di ripetizione, date in linguaggio naturale, una finestra di aggiunta rapida globale e la miglior app di gestione attività progettata per Mac sul mercato.

Cosa sacrifichi: le prospettive. Things ha un’architettura delle informazioni fissa. Non puoi costruire una vista personalizzata di “tutte le attività con tag Office che scadono questa settimana e stanno aspettando qualcun altro”. Se il tuo flusso di lavoro OmniFocus dipendeva da prospettive personalizzate, Things ti frustrerà.

Meglio per: le persone che hanno abbandonato OmniFocus perché era complicato, non perché mancasse di funzionalità.

Todoist

L’opzione cross-platform. Todoist costa $48 all’anno per Pro, la metà dell’abbonamento annuale di OmniFocus, e funziona su ogni piattaforma che esiste. È solo in abbonamento al livello utile.

Cosa ottieni: filtri (la versione di prospettive di Todoist, con un vero linguaggio di query), etichette (la versione di contesti di Todoist), progetti con sotto-progetti, livelli di priorità, commenti sulle attività e l’input in linguaggio naturale più potente della categoria.

Cosa sacrifichi: il feel nativo di macOS, le date differite (Todoist ha date di inizio ma funzionano diversamente) e la profondità degli strumenti specifici per GTD. I filtri di Todoist sono potenti ma non sono espressivi come le prospettive di OmniFocus. Se vivi nelle prospettive personalizzate, questo sembrerà limitato.

Meglio per: le persone che apprezzavano la flessibilità di OmniFocus e la capacità di suddividere le attività per tag e data ma vogliono un’opzione più economica e cross-platform.

TickTick

Il Todoist più economico. TickTick è $35.99 all’anno per il premium e copre la maggior parte delle funzionalità di Todoist con un timer Pomodoro integrato e un habit tracker aggiunto. Cross-platform.

Cosa ottieni: il set di funzionalità core di Todoist più la vista calendario, le abitudini e l’integrazione del timer di focus.

Cosa sacrifichi: la rifinitura visiva. Il design di TickTick è funzionale piuttosto che curato. L’app Mac sembra un port. Se vieni dall’interfaccia curata di OmniFocus, questo sembrerà un passo indietro.

Meglio per: le persone che vogliono la forma di Todoist a un terzo del costo e non si preoccupano se l’app si sente nativa.

Apple Reminders

La base gratuita. La versione di Reminders fornita con l’attuale macOS supporta tag, liste intelligenti, promemoria di posizione, date in linguaggio naturale e condivisione con i contatti iCloud. È integrata. È gratuita. Si sincronizza tramite iCloud.

Cosa ottieni: un’app todo di base competente senza decisioni di acquisto allegata. Le Liste intelligenti possono ricreare filtri di base. I tag funzionano. Le sottoattività funzionano.

Cosa sacrifichi: i flussi di revisione dei progetti, le date differite, le prospettive, qualsiasi tipo di funzionalità specifica per GTD e la sensazione di usare un’app di produttività “vera”. Reminders è intenzionalmente banale.

Meglio per: le persone che si sono rese conto che usavano OmniFocus come un glorificato blocco note e vogliono smettere di pagare per uno.

TodoBar

La risposta “ho solo bisogno di catturare”. Se il tuo OmniFocus aveva 12 attività attive in qualsiasi momento, tutte in scadenza nelle prossime due settimane, non stavi usando davvero OmniFocus. Stavi usando la parte di OmniFocus che si sovrappone a un post-it. TodoBar è costruito per quel caso.

TodoBar vive nella barra dei menu come un popover. Non c’è un’icona nel Dock. Non c’è una finestra separata. C’è un tasto rapido globale per la cattura, il riconoscimento delle date in linguaggio naturale e la sincronizzazione iCloud tra i tuoi Mac. Il pricing è una tantum: gratuito fino a 10 attività attive, poi uno sblocco una tantum.

Cosa ottieni: cattura senza attrito, date che funzionano, un’app che sta fuori dai piedi.

Cosa sacrifichi: tutto ciò per cui OmniFocus è costruito. Nessun progetto, nessuna prospettiva, nessun contesto, nessun flusso di revisione, nessuna app iPhone, nient’altro oltre a “aggiungi un’attività, spuntala, riceviti promemoria”. Se usavi davvero OmniFocus, questa è una sostituzione troppo piccola.

Meglio per: le persone che hanno installato OmniFocus, non hanno mai impostato un sistema serio e vogliono ammetterlo.

NotePlan

L’ibrido note più attività. NotePlan combina un flusso di lavoro con note giornaliere (simile a Roam o Obsidian) con la gestione delle attività. Le attività vivono all’interno di note Markdown, organizzate per data.

Cosa ottieni: una revisione quotidiana guidata dal calendario, attività incorporate nel contesto con note e un sistema che si mappa ragionevolmente bene su GTD se lo imposti in quel modo.

Cosa sacrifichi: la gerarchia strutturata dei progetti che OmniFocus impone. NotePlan è freeform. Puoi costruire qualsiasi flusso di lavoro tu voglia, ma devi costruirlo.

Meglio per: le persone che già pensano in note giornaliere e vogliono che le loro attività vivano accanto alle note piuttosto che in un’app separata.

Come scegliere

Il test onesto è quale frazione di OmniFocus hai usato davvero.

Se usavi le prospettive quotidianamente, vai su Todoist o rimani con OmniFocus. Nient’altro le sostituisce.

Se usavi principalmente l’Inbox e la vista Previsione, Things 3 sarà una casa più tranquilla per lo stesso flusso di lavoro a una frazione del prezzo.

Se usavi OmniFocus principalmente per ricordarti di chiamare il dentista, installa Reminders o TodoBar e smetti di pagare $100 all’anno per uno strumento di cui non hai bisogno.

Il pattern con OmniFocus è lo stesso pattern con ogni potente strumento di produttività. La maggior parte delle persone acquista l’opzione più potente che riesce a trovare, costruisce un sistema elaborato nel primo mese, e poi lo usa silenziosamente al 5% per i successivi tre anni. Scegliere uno strumento più piccolo fin dall’inizio è quasi sempre la mossa migliore.