Die besten OmniFocus-Alternativen 2026

OmniFocus ist ein tiefes, sorgfältiges, erschöpfend entwickeltes Tool für Menschen, die ihr Leben nach der Getting-Things-Done-Methodik führen. Es kostet auch $99.99 pro Jahr für das Abonnement oder $199.99 für eine ewige Lizenz, die eine Hauptversion erhält. Und es hat eine Lernkurve, die einen echten Anteil der Menschen abschreckt, die es versuchen.

Wenn du OmniFocus gekauft, eine sorgfältige Projektstruktur eingerichtet hast und festgestellt hast, dass du es nie öffnest, bist du nicht allein. Das Muster ist häufig. Die Features, die OmniFocus leistungsstark machen (Perspektiven, verzögerte Daten, Kontexte, benutzerdefinierte Filter, Omni-Automation-Scripting) sind dieselben Features, die es schwer genug machen, um aufgegeben zu werden.

Dieser Beitrag richtet sich an Menschen, die das meiste von dem wollen, was OmniFocus tut, ohne die Komplexität oder den Preis. Er behandelt die realistischen Alternativen, was jede davon aufgibt und wie man wählt.

Was du eigentlich ersetzt

Vor jedem App-Vergleich ist es hilfreich, das, was OmniFocus tut, in drei Schichten zu unterteilen.

Schicht 1: Aufgaben erfassen und erledigen. Eine Aufgabe hinzufügen, ein Datum setzen, abhaken. Das macht jede Aufgaben-App.

Schicht 2: Aufgaben in Projekte und Kontexte organisieren. Aufgaben nach dem Ort, dem Bedarf oder dem Stadium markieren. Die meisten ernsthaften Aufgaben-Apps tun das mit Tags, Labels oder beidem.

Schicht 3: GTD-spezifische Workflows. Verzögerte Daten, die Aufgaben verstecken, bis sie relevant werden. Perspektiven, die deine Hauptliste in fokussierte Ansichten filtern. Projektüberprüfungsintervalle. Prognose-Ansichten, die Aufgaben und Kalendereignisse kombinieren. Die meisten Apps machen diese Schicht überhaupt nicht.

Wenn Menschen OmniFocus aufgeben, geben sie fast immer Schicht 3 auf. Sie nutzten es für Schicht 1 und Schicht 2 und zahlten für Schicht 3, die sie nie anrührten. Der richtige Ersatz hängt davon ab, welche Schicht du tatsächlich nutzt.

Things 3

Die nächste „fühlt sich gut an"-Alternative. Things 3 deckt Schicht 1 und den Großteil von Schicht 2 mit einem Designpolish ab, das nichts anderes auf dem Mac erreicht. Es ist ein Einmalkauf: $49.99 auf dem Mac, $9.99 auf dem iPhone, $19.99 auf dem iPad. Nur für Apple.

Was du bekommst: Posteingang, Heute, Bevorstehend, Jederzeit, Irgendwann, Logbuch. Projekte, Bereiche (Gruppierungen über Projekten), Tags, Wiederholungsregeln, natürlichsprachige Daten, ein globales Schnellhinzufügen-Fenster und die am besten gestaltete Mac-Aufgaben-App auf dem Markt.

Was du aufgibst: Perspektiven. Things hat eine feste Informationsarchitektur. Du kannst keine benutzerdefinierte Ansicht von „alle mit Büro getaggten Aufgaben, die diese Woche fällig sind und auf jemand anderen warten" erstellen. Wenn dein OmniFocus-Workflow von benutzerdefinierten Perspektiven abhing, wird dich Things frustrieren.

Am besten für: Menschen, die OmniFocus aufgegeben haben, weil es kompliziert war, nicht weil es Features fehlten.

Todoist

Die plattformübergreifende Option. Todoist kostet $48 pro Jahr für Pro, die Hälfte von OmniFocus’s jährlichem Abonnement, und läuft auf jeder existierenden Plattform. Es ist nur abonnementbasiert auf dem nützlichen Tarif.

Was du bekommst: Filter (Todoists Version von Perspektiven, mit einer echten Abfragesprache), Labels (Todoists Version von Kontexten), Projekte mit Unterprojekten, Prioritätsstufen, Kommentare zu Aufgaben und die leistungsstärkste natürlichsprachige Eingabe in der Kategorie.

Was du aufgibst: native macOS-Anmutung, verzögerte Daten (Todoist hat Startdaten, aber sie funktionieren anders) und die Tiefe der GTD-spezifischen Werkzeuge. Todoist-Filter sind leistungsstark, aber nicht so ausdrucksstark wie OmniFocus-Perspektiven. Wenn du in benutzerdefinierten Perspektiven lebst, wird sich das begrenzt anfühlen.

Am besten für: Menschen, die OmniFocus’s Flexibilität und die Möglichkeit, Aufgaben nach Tag und Datum zu unterteilen, mochten, aber eine günstigere, plattformübergreifende Option wollen.

TickTick

Das günstigere Todoist. TickTick ist $35.99 pro Jahr für Premium und deckt den Großteil von Todoists Feature-Set mit einem eingebauten Pomodoro-Timer und Gewohnheitstracker. Plattformübergreifend.

Was du bekommst: das Kern-Todoist-Feature-Set plus Kalenderansicht, Gewohnheiten und Fokus-Timer-Integration.

Was du aufgibst: visuellen Polish. TickTicks Design ist funktional statt durchdacht. Die Mac-App fühlt sich wie ein Port an. Wenn du von OmniFocus’s sorgfältiger UI kommst, wird sich das wie ein Schritt zurück anfühlen.

Am besten für: Menschen, die Todoists Form zu einem Drittel der Kosten wollen und sich nicht darum kümmern, ob sich die App nativ anfühlt.

Apple Reminders

Der kostenlose Ausgangspunkt. Die Version von Reminders, die mit dem aktuellen macOS ausgeliefert wird, unterstützt Tags, intelligente Listen, Standort-Erinnerungen, natürlichsprachige Daten und das Teilen mit iCloud-Kontakten. Es ist eingebaut. Es ist kostenlos. Es synchronisiert sich über iCloud.

Was du bekommst: eine kompetente Basis-Aufgaben-App ohne Kaufentscheidung. Intelligente Listen können grundlegende Filter nachbilden. Tags funktionieren. Unteraufgaben funktionieren.

Was du aufgibst: Projektüberprüfungs-Workflows, verzögerte Daten, Perspektiven, jede Art von GTD-spezifischem Feature und das Gefühl, eine „echte" Produktivitäts-App zu verwenden. Reminders ist absichtlich schlicht.

Am besten für: Menschen, die erkannt haben, dass sie OmniFocus als glorifizierten Notizblock nutzten, und aufhören wollen, dafür zu zahlen.

TodoBar

Die „Ich brauche nur Erfassung"-Antwort. Wenn deine OmniFocus-Installation zu einem bestimmten Zeitpunkt 12 aktive Aufgaben hatte, alle in den nächsten zwei Wochen fällig, hast du OmniFocus nicht wirklich genutzt. Du hast den Teil von OmniFocus genutzt, der sich mit einem Haftnotiz überschneidet. TodoBar ist für diesen Fall gebaut.

TodoBar lebt in der Menüleiste als Popover. Es gibt kein Dock-Symbol. Es gibt kein separates Fenster. Es gibt einen globalen Hotkey zur Erfassung, natürlichsprachige Datumsanalyse und iCloud-Sync zwischen deinen Macs. Es ist einmaliges Preisen: kostenlos bis zu 10 aktiven Aufgaben, dann eine einmalige Freischaltung.

Was du bekommst: reibungsfreie Erfassung, Daten, die funktionieren, eine App, die dich in Ruhe lässt.

Was du aufgibst: alles, wofür OmniFocus gebaut ist. Keine Projekte, keine Perspektiven, keine Kontexte, keine Überprüfungs-Workflows, keine iPhone-App, nichts über „Aufgabe hinzufügen, abhaken, erinnert werden" hinaus. Wenn du OmniFocus tatsächlich genutzt hast, ist das ein zu kleiner Ersatz.

Am besten für: Menschen, die OmniFocus installiert haben, nie ein ernsthaftes System eingerichtet haben und das zugeben wollen.

NotePlan

Das Notizen-plus-Aufgaben-Hybrid. NotePlan kombiniert einen Tagesnotiz-Workflow (ähnlich wie Roam oder Obsidian) mit Aufgabenverwaltung. Aufgaben leben in Markdown-Notizen, nach Datum organisiert.

Was du bekommst: eine kalendergesteuerte Tagesüberprüfung, Aufgaben eingebettet im Kontext mit Notizen und ein System, das sich vernünftig auf GTD abbildet, wenn du es so einrichtest.

Was du aufgibst: die strukturierte Projekthierarchie, die OmniFocus erzwingt. NotePlan ist freiförmig. Du kannst jeden Workflow bauen, den du willst, aber du musst ihn bauen.

Am besten für: Menschen, die bereits in Tagesnotizen denken und möchten, dass ihre Aufgaben neben ihren Notizen leben statt in einer separaten App.

Wie man wählt

Der ehrliche Test ist, welchen Bruchteil von OmniFocus du tatsächlich genutzt hast.

Wenn du Perspektiven täglich genutzt hast, geh zu Todoist oder bleib bei OmniFocus. Nichts anderes ersetzt sie.

Wenn du hauptsächlich den Posteingang und die Prognose-Ansicht genutzt hast, wird Things 3 ein ruhigeres Zuhause für denselben Workflow zu einem Bruchteil des Preises sein.

Wenn du OmniFocus hauptsächlich dazu genutzt hast, dich daran zu erinnern, deinen Zahnarzt anzurufen, installiere Reminders oder TodoBar und hör auf, $100 pro Jahr für ein Tool zu zahlen, das du nicht brauchst.

Das Muster mit OmniFocus ist dasselbe Muster wie mit jedem leistungsstarken Produktivitäts-Tool. Die meisten Menschen kaufen die mächtigste Option, die sie finden können, bauen in ihrem ersten Monat ein aufwendiges System auf und nutzen dann still 5 % davon für die nächsten drei Jahre. Ein kleineres Tool von Anfang an zu wählen ist fast immer der bessere Zug.