Recupere sua atenção: desligando as notificações do macOS que você não precisa

As configurações padrão de notificação em um Mac novo estão erradas para quase todo mundo. A Apple define cada app para “mostrar notificações” por padrão, porque a alternativa seria uma Central de Notificações vazia no primeiro dia e um cliente que achasse que o Mac estava quebrado. O custo desse padrão é que em seis meses o seu Mac está te interrompendo quarenta vezes por dia para coisas que você não precisa.

Este é um texto prático sobre como consertar isso. Leva cerca de quinze minutos na primeira vez. Depois disso, você só vai precisar revisitar quando instalar um novo app.

A regra mental

A parte mais difícil desse exercício não é encontrar as configurações. As configurações são fáceis. A parte difícil é ter uma regra clara sobre o que pode te interromper.

A regra que funciona para a maioria dos trabalhadores do conhecimento é esta: um app pode te interromper em tempo real somente se você ficaria contente com uma ligação telefônica sobre o mesmo evento. Qualquer outra coisa pode esperar até você decidir olhar.

Essa regra elimina aproximadamente 90% das notificações. Mensagens do Slack em um canal público? Você não ia querer uma ligação sobre isso. E-mail de uma lista de marketing? Definitivamente não. Um lembrete do Calendário sobre uma reunião em cinco minutos? Sim, isso merece uma ligação. Um lembrete de tarefa que você mesmo definiu? Provavelmente sim. Um novo seguidor em um app social? Não.

Você vai ajustar a regra para sua própria vida. Algumas pessoas querem uma notificação quando o backup do iPhone é concluído. Outras querem quando o build termina. A maioria não precisa de uma notificação quando um podcast que assina publica um novo episódio. O ponto é ter um princípio e aplicá-lo consistentemente, não discutir cada notificação individualmente.

Onde as configurações realmente ficam

As Configurações do Sistema são o lar de tudo relacionado a notificações no macOS. As páginas relevantes:

Configurações do Sistema > Notificações é a lista principal de todo app que já pediu para enviar notificações. Para cada app, você pode escolher Permitir Notificações ligado ou desligado, e se ligado, o estilo (Nenhum, Banners, Alertas), se aparecem na tela de bloqueio, na Central de Notificações, como um badge no ícone do app e se fazem barulho.

Configurações do Sistema > Notificações > Mostrar Prévia controla se o conteúdo de uma notificação aparece quando o Mac está bloqueado. As opções são Sempre, Com Desbloqueado e Nunca. “Com Desbloqueado” é a configuração certa para a maioria das pessoas: o conteúdo da mensagem é privado quando o Mac está na tela de bloqueio, mas visível quando você está usando.

Configurações do Sistema > Foco permite criar modos personalizados que filtram notificações. Foco Pessoal, Foco Trabalho, Foco Sono. Cada modo de Foco tem sua própria lista de apps e pessoas autorizados a interromper.

Configurações do Sistema > Notificações > Permitir notificações quando a tela está bloqueada é uma substituição global. Desligado é mais privado, ligado é mais conveniente. Escolha um.

Uma passagem por cada app

A forma mais rápida de fazer isso é abrir as Configurações do Sistema em Notificações e rolar a lista. Para cada app, aplique a regra: eu ficaria contente com uma ligação sobre o que este app me envia? Se não, desligue completamente. Se sim para alguns eventos, mas não outros, procure nas configurações do próprio app por um controle mais fino.

Uma passagem típica vai assim:

• Mail. A maioria das pessoas: desligado completamente. As notificações são como o Mail rouba sua atenção o dia todo. Se você absolutamente precisar delas, desligue som e badges e dependa de banners, e verifique o Mail no seu próprio horário no resto do tempo. Algumas pessoas usam VIPs para permitir notificações apenas de pessoas específicas.
• Slack e outros chats. Configurações no lado do app, não do sistema operacional. Use Não Perturbe no próprio Slack durante o horário de trabalho, e desative notificações de canal para tudo que não envolve você diretamente.
• Calendário. Quase sempre ligado. Lembretes de reuniões são o caso clássico de uma notificação.
• Lembretes. Ligado se você usa. Desligado se usa um app de tarefas diferente.
• Música, Podcasts, TV, Notícias. Desligado. Essas são experiências de pull, não push.
• Fotos. Desligado a menos que você use Álbuns Compartilhados ativamente.
• App Store. Desligado. Notificações de atualização não são urgentes.
• Navegadores. Desligado, depois desligue o web push completamente nas preferências do navegador. O navegador ficará muito mais silencioso.
• Jogos. Desligado, todos e cada um.
• Apps de casa inteligente. No lado do app. A maioria tem suas próprias preferências de notificação mais granulares do que o que o sistema operacional oferece.

Depois da passagem, sua lista de notificações deve ser curta. Para a maioria das pessoas são entre cinco e dez apps no total. Calendário. Mensagens. Talvez um ou dois apps de trabalho. Talvez o Reminders ou outro app de tarefas. Só isso.

Os modos de Foco são um multiplicador de força

Os modos de Foco permitem ter regras de notificação diferentes para momentos diferentes. Os modos padrão (Não Perturbar, Trabalho, Pessoal, Sono) cobrem os casos comuns, mas o verdadeiro poder é criar os seus próprios.

Um padrão útil: um Foco “Trabalho Profundo” que permite apenas lembretes do Calendário e mais nada. Programe-o de forma recorrente das 9h às 11h, ou acione-o no Centro de Controle com um clique. Por duas horas por dia, seu Mac fica silencioso exceto pelas coisas que realmente atrapalhariam seu dia se fossem perdidas.

Outro padrão: um Foco “Leitura” que silencia tudo incluindo chat. Útil para noites, manhãs de fim de semana ou qualquer momento em que você queira se comprometer com uma tarefa longa sem ser interrompido.

O ponto chave sobre os modos de Foco é que eles sincronizam em seus dispositivos Apple se você tiver o iCloud ativado. Definir Trabalho Profundo no Mac silencia o iPhone também. O orçamento de interrupção é unificado em todos os dispositivos que compartilham sua atenção.

Onde os apps de tarefas se encaixam

Um app de tarefas envia dois tipos de notificações: as que você mesmo definiu ao adicionar um horário de vencimento a uma tarefa, e as que o app gera por conta própria (erros de sincronização, “você não abriu este app em uma semana” e assim por diante).

O primeiro tipo é o ponto inteiro do app. Você anotou “Email para o Sam às 14h30” e quer uma notificação às 14h30. Sem ela, a tarefa é apenas uma nota em uma lista e o app está falhando no seu trabalho principal.

O segundo tipo é principalmente ruído. Um bom app de tarefas não envia notificações de “você não abriu este app em uma semana”, porque o app deveria ser uma ferramenta que rastreia discretamente o que você pediu para rastrear, não um produto de formação de hábitos tentando fabricar engajamento.

Se você encontrar seu app de tarefas enviando notificações que não pediu, esse é um sinal para ou desligar todas as notificações daquele app e depender da lista visível, ou escolher um app diferente.

Para o TodoBar especificamente, as únicas notificações vêm dos horários de vencimento que você mesmo anexou às tarefas. Não há notificações de “sentimos sua falta”. Não há notificações de “sua sequência está em risco”. Não há engajamento fabricado. Escrevemos sobre o porquê em o argumento pelos apps pequenos e de propósito único.

O que fazer uma vez

Reserve quinze minutos. Abra as Configurações do Sistema. Percorra a lista. Aplique a regra. Não pule apps porque “vou resolver esse mais tarde”. Aplique a regra.

Quando terminar, seu Mac estará mais silencioso do que você se lembra que era. Esse silêncio é o recurso real pelo qual você estava pagando o tempo todo.