Cómo elegir una app de tareas en la barra de menú para macOS

No faltan apps de tareas en la barra de menú para macOS. Hay al menos dos docenas en el Mac App Store, y varias más fuera. Difieren en formas sorprendentemente significativas una vez las usas a diario, y la mayoría de esas diferencias no son visibles en una captura de pantalla.

Esta entrada no es una lista clasificada. Las listas clasificadas para herramientas de productividad son mayormente ficción, porque la herramienta correcta depende de cómo trabajas realmente. En vez de eso, aquí van seis preguntas para hacerte antes de comprometerte con cualquier app de tareas en la barra de menú, y tres categorías aproximadas en las que caen las apps disponibles.

Las seis preguntas

1. ¿La app realmente vive en la barra de menú, o es una app de ventana con un atajo en la barra de menú?

La diferencia no es sutil. Una verdadera app de barra de menú pone un pequeño icono en la parte superior de tu pantalla, y al hacer clic en ese icono se abre un popover donde vive toda la app. No hay ventana separada. No hay icono en el Dock. La app existe en tu visión periférica y desaparece al hacer clic fuera.

Una app de ventana con un atajo en la barra de menú es una app normal que casualmente tiene un atajo de añadir rápido o un icono de estado en la barra de menú para abrir la ventana principal. La interfaz principal sigue queriendo ser una ventana en tu Dock, ocupando espacio y demandando atención.

Las dos pueden ser útiles. Son productos distintos. Algunas personas quieren sus tareas en una ventana completa enfocada con tableros kanban y filtros de búsqueda. Algunas personas quieren sus tareas desaparecidas excepto cuando las llaman.

Si te encuentras pensando “usaría esto si se quedara fuera de mi camino,” quieres una verdadera app de barra de menú. Si te encuentras pensando “quiero un espacio de trabajo real para mis proyectos,” quieres la app de ventana y probablemente deberías saltarte esta lista entera.

2. ¿Soporta un atajo global para añadir rápido?

Esta es la función más importante en cualquier herramienta enfocada en captura. Sin un atajo global, la fricción de anotar una tarea es lo bastante alta como para que dejes de hacerlo en una semana. Con uno, la fricción cae a unos tres segundos y empiezas a capturar todo.

Las buenas apps de esta categoría todas soportan atajos globales. Las malas o no los soportan en absoluto o requieren un nivel de pago para activarlos. Si un atajo cuesta extra, el desarrollador ha entendido fundamentalmente mal por qué la gente quiere este tipo de herramienta.

Escribimos sobre por qué los atajos importan en otra entrada sobre capturar tareas desde cualquier app.

3. ¿Puedes escribir la fecha como parte de la frase?

Si tienes que elegir una fecha de un widget de calendario cada vez que añades una tarea con vencimiento, dejarás de añadir vencimientos. La app necesita entender “mañana a las 9” y “en 30 minutos” y “el próximo viernes” como frases en línea.

Esto ya es lo mínimo para apps nuevas. Las apps más viejas pueden no tenerlo. Si el procesamiento de fechas en lenguaje natural falta o está roto, la app se sentirá diez años más vieja que su fecha de lanzamiento sin importar lo bonitos que sean los iconos.

4. ¿Cómo funciona la sincronización?

Hay aproximadamente tres opciones:

• Sincronización con iCloud. La app usa tu cuenta privada de iCloud para sincronizar entre tus propios Macs. No hay tercero. Los datos se quedan dentro de la infraestructura de Apple, que ya estás usando y en la que ya confías. La sincronización con iCloud no requiere crear una cuenta, ni contraseña, ni facturación separada.
• Sincronización basada en cuenta. La app usa su propio backend. Creas una cuenta con el desarrollador, ellos almacenan tus tareas en sus servidores, y manejan la sincronización entre dispositivos. Así funcionan las apps de tareas con suscripción. Permite funciones como compartir listas con otras personas, pero también significa que tus tareas viven en hardware ajeno.
• Sin sincronización. La app es solo de un dispositivo. Esto suena primitivo, pero para alguien que solo usa un Mac, también es la opción más simple y privada.

La sincronización con iCloud suele ser la respuesta correcta para un único usuario con varios Macs. La sincronización basada en cuenta es necesaria si quieres colaborar. Sin sincronización es honesto para una herramienta personal enfocada.

5. ¿Cuánto cuesta a lo largo de cinco años?

La mayoría compara la etiqueta de precio en el momento de la compra. La comparación más útil es el coste total durante el periodo en que realmente usarás la app, que para una herramienta de productividad suele ser tres a cinco años.

Una app gratis cuesta nada. Una app de pago único de $9.99 cuesta $9.99 para siempre. Una suscripción de $5/mes cuesta $300 en cinco años. Una suscripción de $48/año cuesta $240 en cinco años.

El número de cinco años es el que debería guiar tu decisión, porque las herramientas de productividad tienden a pegarse. Eliges una y vives con ella durante años. Multiplicar el coste recurrente hace visible lo que realmente está en juego.

6. ¿Qué pasa si el desarrollador desaparece?

Las apps de desarrolladores en solitario, especialmente utilidades independientes, a veces son abandonadas. El desarrollador acepta un trabajo. La app deja de recibir actualizaciones. Eventualmente se rompe en una versión futura de macOS.

La pregunta correcta es: si esta app deja de funcionar, ¿puedo sacar mis datos? Una app que exporta a Markdown o JSON te da una salida limpia. Una app que encierra tus datos en un formato propietario sin exportación es un dolor de cabeza futuro.

Para TodoBar específicamente, las opciones de exportación son Markdown y JSON, las dos disponibles desde el menú y desde la página de Ajustes. En el peor caso, puedes llevarte tus tareas a cualquier otra app o simplemente quedártelas como un archivo de texto.

Tres categorías

Una vez has respondido las seis preguntas, las apps disponibles caen en aproximadamente tres cubos.

La herramienta de proyecto completa

Esta categoría incluye apps que empezaron como utilidades de barra de menú y crecieron hasta convertirse en gestores de proyecto completos. Tienen listas, proyectos, etiquetas, filtros, tareas recurrentes, adjuntos y a menudo listas compartidas.

Estas apps suelen ser de suscripción, basadas en cuenta y bastante pesadas. Son la respuesta correcta si gestionas proyectos reales con varias personas y necesitas una verdadera base de datos por debajo. Son la respuesta incorrecta si querías un sitio para anotar “comprar leche” y terminaste con un diagrama de Gantt.

Si estás evaluando una de estas y tu uso diario es “doce tareas abiertas, todas personales,” estás pagando por capacidad que nunca usarás.

La app de tareas completa para Mac con añadir rápido en la barra de menú

Apps como Things 3 caen en esta categoría. La interfaz principal es una ventana de Mac hermosa y considerada. Tiene proyectos, áreas, tareas programadas y una vista de hoy. También tiene una ventana global de añadir rápido que aparece desde cualquier sitio con un atajo.

Estas apps son excelentes si estás dispuesto a comprometerte con un producto Mac de pago como tu hogar principal de tareas. No son apps de barra de menú en sentido estricto, pero tienen el patrón de captura desde la barra de menú como función. El coste es único, normalmente en el rango de $40 a $80 por plataforma.

El compromiso es que también tienes una app real demandando un lugar en tu Dock y tu atención. Algunos lo aman. Otros lo encuentran más pesado de lo que necesitan.

La utilidad enfocada de barra de menú

Esta es la categoría en la que vive TodoBar. Toda la app es un popover que vive en la barra de menú. No hay icono en el Dock. No hay ventana separada. Hay un atajo global. Hay procesamiento de fechas en lenguaje natural. Hay sincronización con iCloud. La app hace una cosa, de la forma en que no tienes que pensar.

Estas apps tienden a ser de pago único o freemium con un solo desbloqueo opcional. Tienden a estar hechas por una o dos personas. Tienden a quedarse enfocadas porque la superficie es lo bastante pequeña como para que añadir funciones sea una decisión real, no un predeterminado trimestral.

Si “quiero anotar tareas y que me recuerden silenciosamente sin sentir nunca que es una tercera app que tengo que revisar” te describe, esta es tu categoría. Dentro de ella, las diferencias son mayormente sobre pulido, gusto de diseño y si el modelo de precios del desarrollador encaja con tu apetito.

Cómo decidir realmente

Aparta una hora. Elige dos o tres candidatos de la misma categoría. Instálalos todos. Durante un día laboral, captura cada tarea en todos en paralelo. Al final del día, pregúntate cuál buscaste sin pensar.

Esa app es la que toca. La que buscaste inconscientemente es la que tus manos confiaron. Todo lo demás es teoría.

Si quieres añadir TodoBar a tu hora, la página de inicio tiene el enlace al App Store y hay un nivel gratuito de hasta 10 tareas activas antes de cualquier desbloqueo de pago, así que puedes pasar un día completo capturando tareas antes de decidir. El atajo, el procesamiento de lenguaje natural, la sincronización con iCloud y la exportación están todas en la versión gratuita. El desbloqueo es solo el límite de tareas activas simultáneas.

La herramienta correcta es la que desaparece en tu día. Elige la que cuya ausencia notarías primero.